Josephine Grossmann

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Josephine Grossmann ist seit 2020 bei der parameta Projektmanagement GmbH beschäftigt. Seit Beginn ihrer Arbeit bei der parameta Projektmanagement GmbH, fokussiert sie sich auf die Unterstützung von Projekten als Project Office oder PMO-Mitarbeiterin sowie auf die Weiterentwicklung von PMOs.

Die Projektkommunikation der Zukunft

Wie hätten Sie reagiert, hätte man Ihnen vor 15 Jahren gesagt, dass in ein paar Jahren der Großteil aller Menschen ein Smartphone nutzt und mit einer Siri oder Alexa Gespräche führt? Hätten Sie dem zugestimmt, oder wäre es für Sie doch ferne Zukunftsmusik gewesen? Fakt ist, dass sich in den letzten Jahren Kommunikation radikal verändert hat – doch was sind aktuelle Trends, die die Art und Weise, wie wir uns austauschen in Zukunft beeinflussen?

Eine wesentliche Richtung, in die sich Kommunikation bereits entwickelt hat und weiter entwickeln wird, lautet Personalisierung. Dies gilt nicht nur für Ihr privates, sondern auch für Ihr berufliches Umfeld: Videotelefonie, Chats oder soziale Medien wie LinkedIn erlauben eine persönlichere Kommunikation mit Ihren Kunden und Teammitgliedern. Gerade die Chatfunktion in Microsoft Teams bietet Möglichkeiten, im Projektmanagement zielgerichteter und agiler am Projektfortschritt zu arbeiten und bei Bedarf schnell auf Änderungen zu reagieren.

Emojis in der professionellen Kommunikation

Ein Kollege interpretiert eine Aufgabe falsch, eine missverstandene E-Mail zwischen Kunde und Dienstleister führt zu Problemen – immer wieder gibt es in der digitalen Konversation Konfliktsituationen, die gelöst werden müssen. Im Rahmen der Digitalisierung haben Firmen zwar Zugang zu mehr und mehr Hilfsmitteln, wie Microsoft Teams, die die Kommunikation mit Kollegen und Kunden vereinfachen und schneller werden lassen. Dennoch lassen sich Missverständnisse in der Projektkommunikation nicht vermeiden.

Die Lösung dieser Probleme ist nicht „Mehr“ an Kommunikation, sondern eine bessere Verständigung, die sich der Möglichkeiten der digitalen Welt bewusst ist. Häufig kommt es zu Fehlkommunikation, wenn einer Nachricht eine implizite Botschaft beiliegt, diese aber nicht vom Empfänger der Botschaft erkannt wird. Das gilt insbesondere für schriftliche Kommunikationskanäle oder wenn Sie eine Person noch nicht gut kennen – beispielsweise, wenn Sie mit einem neuen Kunden oder Kollegen kommunizieren.

Eine Möglichkeit, das Risiko für Fehlkommunikation zu senken, stellt die Nutzung von Emojis – auch im professionellen Umfeld – dar. Ein Problem der Emoji-freien Verständigung liegt darin, dass das Gegenüber keine Möglichkeit hat, sich an indirekten Faktoren wie Mimik, Gestik und Tonfall zu orientieren. Emojis können helfen, diese nonverbalen Aspekte zu transportieren – sie sind ein wertvolles Instrument, um Emotionen in Ihrer Projektkommunikation zu übermitteln.

Der Negativitätseffekt in der professionellen Kommunikation

Stellen Sie sich vor, betreten Sie einen dunklen Raum – was denken Sie, wird Sie dort erwarten? Ein Goldschatz oder doch eher ein Killer-Clown? Falls Sie die Frage mit „Killer-Clown“ beantwortet haben, zeigt der Negativitäseffekt bei Ihnen Wirkung. Im Rahmen des zweiten Teils unserer Reihe zum Thema „Professionelle Kommunikation im Digitalen Zeitalter“ möchten wir Ihnen diesen Effekt näherbringen und Mittel und Wege aufzeigen, wie Sie diesen bei Ihrer Projektarbeit umgehen und abschwächen können.

Das Menschen durch den Negativitätseffekt geprägt werden, hat Ursachen in der Evolution. Kurz gesagt: Unser Gehirn will uns schützen. Um die Überlebenschancen zu erhöhen, wurden Mechanismen entwickelt, um Gefahren wahrnehmen und darauf reagieren zu können. Für unsere Vorfahren war es wesentlich, sich erinnern zu können, wo Raubtiere lauerten oder welche Früchte giftig waren.

Obwohl wir heute in einer sehr viel sichereren Welt leben, werden auch unsere Erfahrungen und Kommunikation noch immer vom Negativitätseffekt beeinflusst. Auch das Projektmanagement ist keine Ausnahme, gerade hier kommt einer effektiven und effizienten Kommunikation eine wesentliche Rolle für den Projekterfolg zu.

Digitale Empathie in der professionellen Kommunikation

Die Digitalisierung hat viele Veränderungen mit sich gebracht: Wir kommunizieren fast ohne Pause und in hohem Tempo. Gleichzeitig stehen uns mehr und mehr Kommunikationsmittel zur Verfügung – egal ob per Telefon, E-Mail, über Social Media oder Microsoft Teams, sowohl privat als auch im beruflichen Umfeld sind wir beinahe immer und überall erreichbar.

Obwohl Sie Kollegen im Firmenbüro in den USA nun leichter und schneller erreichen können, nimmt auch die Menge an Informationen zu, die Sie erreicht. In der Folge werden Texte schneller geschrieben und gelesen, Inhalte oberflächlicher betrachtet. Da der Kommunikation die Tiefe fehlt, werden trotz der Zunahme an Informationen Missverständnisse in der Kommunikation nicht weniger, sondern mehr.

Die Covid-19-Pandemie hat dieser Entwicklung einen weiteren Schub gegeben. Durch die vermehrte Arbeit im Home Office kam und kommt der digitalen Kommunikation eine noch größere Rolle zu. Aus diesem Grund wird auch die Optimierung des persönlichen Kommunikationsverhaltens im beruflichen Umfeld immer wichtiger und stellt digitale Empathie zunehmend eine unverzichtbare Schlüsselkompetenz dar.

Doch wie beeinflusst die Digitalisierung menschliche Kommunikation? Hier finden Sie die Antwort:

Digitale Kaffeeküche? Warum es wichtig ist, das kollegiale Miteinander auch virtuell aufrecht zu erhalten

parameta-Blogserie: Virtuelles Zusammenarbeiten

In unserer Blogserie „Virtuelles Zusammenarbeiten“ möchten wir die Erkenntnisse und Erfahrungen teilen, die wir in den letzten Wochen in Projekten sammeln konnten, die aufgrund der Corona-Krise von Hause durchgeführt werden mussten. Viele Mitarbeiter arbeiten derzeit ausschließlich im Home Office und Meetings finden nur noch per Microsoft Teams, Zoom oder mit Hilfe anderer Programme virtuell statt.

Unsere beiden letzten Beiträge haben sich aus diesem Grund mit der Frage befasst, mit welchen Tipps und Tricks auch Online-Meetings effizient und effektiv durchgeführt werden können. Hier finden Sie die jeweiligen Beiträge:

Was vielen im Home Office jedoch fehlt, ist die Struktur eines geregelten Arbeitstages im Büro und vor allem der Austausch mit den Kollegen. Die Bedeutung von Abstimmungen zwischendurch, aber auch von privaten Gesprächen darf im Arbeitsalltag nicht unterschätzt werden und hat maßgeblichen Einfluss auf den Projektfortschritt und die Teamstimmung. Wie es gelingen kann, den Teamgedanken trotz remote Arbeit aufrecht zu erhalten, beschreiben wir in diesem Teil unserer Serie.

Moderation ja oder nein? Die unabdingbare Rolle eines Moderators bei Online-Meetings

parameta-Blogserie: Virtuelles Zusammenarbeiten

In unserer Blogserie „Virtuelles Zusammenarbeiten“ möchten wir die Erkenntnisse und Erfahrungen teilen, die wir in den letzten Wochen in Projekten sammeln konnten, die aufgrund der Corona-Krise von zu Hause durchgeführt werden mussten. Mitarbeiter arbeiten derzeit ausschließlich im Home Office und Meetings finden nur noch per Microsoft Teams, Zoom oder mit Hilfe anderer Programme virtuell statt.
Im ersten Teil unserer Serie thematisierten wir deshalb, wie gute Vorbereitung dabei helfen kann, Online-Meetings effizient und effektiv durchzuführen. Unsere Checkliste dazu finden Sie hier:

Im zweiten Teil der Blogserie möchten wir uns nun mit der Bedeutung des Moderators in der virtuellen Arbeitswelt befassen. Denn für eine effiziente und effektive Gestaltung von remote-Meetings mit mehr als 5 Teilnehmern ist die Arbeit eines Moderators unerlässlich, um das Meeting sinnvoll zu strukturieren und konkrete Arbeitsergebnisse zu erzielen.

parameta-Checkliste: Unsere Erfolgsfaktoren für effektive und effiziente Online-Meetings

parameta-Blogserie: Virtuelles Zusammenarbeiten

Die Corona-Krise mit ihren Auswirkungen stellte die Arbeitswelt vor gänzlich neue (digitale) Herausforderungen: Viele Mitarbeiter mussten nun im Home-Office arbeiten, sodass die virtuelle Arbeitswelt die Arbeit im Büro vor Ort ersetzte. Auch für die parameta Projektmanagement GmbH stellte dies eine neuartige Situation dar: Trotz der etablierten Nutzung von MS Teams war es auch für uns eine neue Erfahrung, nun gesamte Projekte remote durchzuführen.

Unsere Erkenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dieser ungewohnten Situation möchten wir nun im Rahmen einer Serie von Blogeinträgen zum Thema „Virtuelles Zusammenarbeiten“ teilen.

Zum Start dieser Reihe wollen wir uns mit einem wesentlichen Bestandteil der virtuellen Arbeitswelt befassen: Online-Meetings. Denn wir haben gesehen, dass neben der adäquaten Gestaltung des digitalen Arbeitsumfelds insbesondere die effiziente und effektive Gestaltung von remote Meetings für viele Teams eine Herausforderung darstellt. Diese Fragestellung kann jedoch mithilfe guter Vorbereitung und einiger Tipps und Tricks schnell gelöst werden. Damit Online-Meetings reibungslos verlaufen, empfehlen wir daher folgende Vorbereitung:

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