Das Project Office: Wegbereiter für den Projekterfolg

Als dauerhaft in der Stammorganisation angesiedelter Fachbereich für Projektmanagement hat das PMO häufig einen ganz anderen Aufgabenzuschnitt als die temporären Organisationseinheiten, die einzelnen Programmen (PGO) oder Projekten (PO) zugeordnet sind.

In diesem Beitrag möchte ich das Project Office näher beleuchten. Sie wissen nach dem Lesen des Artikels

  • wo das Project Office in der Organisation aufgehängt sein sollte
  • warum ein One-Size-Fits-All-Ansatz für Project Offices ein Mythos ist
  • über welche Rollen und Kompetenzen es sich beim Project Office nachzudenken lohnt
  • und welche Tipps und Tricks aus der Beratungspraxis wirklich helfen für den Erfolg Ihres Project Office.
PMO-Struktur-PO_20160412
Das Project Office im Organisationskontext

Strukturmerkmale: richtig eingebettet für den Erfolg
Wir verstehen unter einem Project Office eine temporäre Organisationseinheit, die für die Dauer des Projekts definierte Aufgaben und Dienstleistungen für die Projektorganisation erbringt. Meist ist das Project Office als Stabsstelle in der Projektorganisation der Projektleitung direkt unterstellt. Die Anzahl der im Project Office beschäftigten Mitarbeiter richtet sich nach dem Umfang des Tätigkeitsbereichs des PO. In der Praxis reicht die Mitarbeiterausstattung von Project Offices von einer einzelnen Teilzeitstelle bis zu einer ausgewachsenen Abteilung mit Senior-Projektmanagement-Experten bei Großprojekten. Nachfolgendes Schaubild zeigt exemplarisch eine generische Projektorganisation mit Project Office.

PO-Organigramm_20160412
Generische Projektorganisation mit Project Office

Tätigkeitsschwerpunkte: One-Size-Fits-All als Mythos
Projekte sind eine hochgradig individuelle Organisationsform, zeichnen sie sich doch unter anderem durch Neuartigkeit und Einmaligkeit aus. Genauso individuell wie ein Projekt ist der Aufgabenzuschnitt eines Project Office. Denn die Anforderungen an Strukturen und Dienstleistungen von Project Offices unterscheiden sich von Organisation zu Organisation und oftmals auch von Projekt zu Projekt innerhalb desselben Unternehmens.

Freilich lassen sich aber typische Dienstleistungen der POs übergeordneten Kategorien zuordnen. Aus unserer langjährigen Erfahrung beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Project Offices haben wir bei parameta sechs Service-Gruppen definiert, in die wir PO-Dienstleistungen einteilen.

PO-Leistungskatalog_20160412
parameta Service-Kategorien für Project Offices

Hinter diesen Service-Kategorien befinden sich eine Vielzahl von Dienstleistungen, die in der PO-Praxis typischerweise erbracht werden. Bei der Definition eines passgenauen Project Office für ein Projekt legen wir diesen umfassenden Leistungskatalog zugrunde, um gemeinsam mit unseren Kunden ein Service-Portfolio für das Project Office festzulegen, das zum Projekt passt wie ein Maßanzug.

Rollen und Ausrichtung: eine Typ-Frage
Project Offices sind nicht genormt, so dass auch die Rollen dieser Funktion ganz unterschiedlich ausfallen können. Häufig sind bei größeren Projekten mehrere (Senior-)Experten im PO angesiedelt, die eine oder mehrere der nachfolgenden Rollen einnehmen:

  • Leiter Project Office
  • (Projektmanagement-)Berater (intern, extern)
  • Projektcontroller
  • Risikomanager
  • Qualitätsmanager
  • Beschaffungsmanager
  • Änderungsmanager
  • Change-/Kommunikationsmanager
  • Projektassistenz

In der Praxis kommen in Abhängigkeit von Projektart, Branche und projektindividuellen Anforderungen weitere Rollen zum Einsatz, die für die reibungslose Abwicklung eines großen und komplexen Projekts im Project Office erforderlich sind.

Egal ob PO, PGO oder PMO, es geht immer auch um Zuckerbrot und Peitsche. Bereits beim Aufbau des Project Office sollte daher klar sein, wie die Organisationseinheit von außen wahrgenommen werden soll – eher als Seelsorger, Königsmacher oder gar Mädchen für alles? Oder eher als Methodiker und Projektpolizei?

Tipps & Tricks: Dann klappt’s auch mit dem Project Office
Projekte scheitern häufig nicht an der fachlichen Qualifikation der Beteiligten, sondern am organisatorischen Durcheinander.

Diese alte Projektmanagement-Weisheit sollte auch für den Aufbau oder die Weiterentwicklung eines Project Office gelten. Daher hier unsere Top 5-Tipps, damit es auch bei Ihnen mit dem Project Office klappt:

  • Project Offices lohnen sich in der Regel erst bei größeren Projekten – stellen Sie daher zunächst den erwarteten Nutzen und die geplanten Kosten für ein PO gegenüber
  • Definieren Sie Ziele, Auftrag und Leistungsangebot, an denen Sie den Erfolg des Project Office später messen können
  • Statten Sie das Project Office mit den erforderlichen Kompetenzen aus, denn nur der richtige Mix aus Zuckerbrot und Peitsche bringt dem Projekt den erwünschten Mehrwert.
  • Machen Sie das PO für Spitzenkräfte attraktiv, denn ein großes Projekt ist teuer und komplex – für den Projekterfolg brauchen Sie auch im Project Office die geeigneten Fachleute
  • Wenn Sie nicht über die erforderlichen Kompetenzen im Haus verfügen, holen Sie sich Unterstützung durch einen erfahrenen Dienstleister für die Definition und den Aufbau Ihres Project Office

 

Hinterlassen Sie einen Antwort

Navigate