Der schnelle Weg zur Aufwandsschätzung

Die Aufgabe im Projektmanagement, bei der sich selbst erfahrene Projektmanager schwertun, ist die Aufwandsschätzung für ein gesamtes Projekt. Die klassische Vorgehensweise ist dabei das Bottom-Up-Verfahren, bei dem der Aufwand eines jeden Arbeitspakets geschätzt wird und im Anschluss alle Arbeitspaket-Aufwände zum Gesamtaufwand des Projekts zusammengerechnet werden. Oftmals kommt es dabei zu Fehleinschätzungen. Besonders bei großen Projekten stellt die Aufwandsschätzung den Projektleiter vor eine große Herausforderung. Die Diskrepanz zwischen den geschätzten und tatsächlichen Aufwänden wird im Laufe des Projekts immer größer. Ab diesem Zeitpunkt wird nach einer passenden Methode gesucht, um das sinkende Schiff aufzuhalten. Die Auswahl der Methoden ist groß, wie zum Beispiel die klassische Delphi-Methode oder die Schätzungsklausur, bei denen Expertenrunden über die Aufwände diskutieren oder statistische Werte gebildet werden.    

Methoden helfen uns ja immer und sind, mit einem kleinen Augenzwinkern, die Heilsbringer in Momenten der Hilfslosigkeit.

Alles schön und gut, aber kann es nicht auch in manchen Fällen viel einfacher gehen? Projekte sind per Definition einmalige Vorhaben und müssen aus diesem Grund immer wieder neu geplant werden. Die Planung muss aber nicht zwangsweise für alle Teile eines Projekts neu durchgeführt werden.

Ein einfacher Weg ist, Arbeitspakete und deren Aufwand aus absolvierten Projekten zu übernehmen und als Grundlage zu nutzen. Das Problem ist, dass oft die Ergebnisse der durchgeführten Projekte nicht archiviert und freizugänglich gemacht werden.

Fazit: In Unternehmen werden heutzutage viele Projekte durchgeführt und ein vielseitiger Wissensschatz ist vorhanden. Die Mitarbeiter sind sich aber dessen oftmals selbst nicht bewusst. Unbekannt ist meist, welche Projekt durchgeführt und welche Erfahrungen dabei gesammelt wurden. Dabei würde eine konsequente Auswertung der durchgeführten Projekte im Lessons Learned und die anschließende Archivierung der Projekte helfen, unnötigen Aufwand für die Aufwandsschätzung zu verschwenden.

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