Des Projektmanagers Tool: Freud oder Feind?

Woran denken Sie als Projektmanager, wenn Sie den Begriff „Tool“ hören? An ein Werkzeug, aus dem Sie Reports generieren und anschließend präsentieren können? An ein Gantt-Diagramm, das sich mehr oder weniger einfach (um-) planen lässt? An die vielen Emails, die aus diesem Tool heraus an Sie verschickt werden?

Laut Herstellern ist das Tool eine Hilfestellung für Projektmanager in allen Phasen eines Projektes. Die Nutzer sind da nicht immer derselben Meinung: Während einige das Tool als treuen Weggefährten sehen, assoziieren es andere mit dem peniblen Einpflegen von Daten.

Ein gutes Mittelmaß ist mit Sicherheit die Ideallösung – doch das muss erst einmal gefunden werden. Dafür braucht es Zeit und Geduld. Denn wie in jeder (guten) Bekanntschaft: Man muss sich erst einmal aneinander gewöhnen und vor allem lernen, „richtig“ miteinander umzugehen.

Hier eine Auswahl an Tipps, um Ihre „Freundschaft“ mit dem Tool zu verbessern:

1. Best practices etablieren: Nicht alle Funktionalitäten eines Tool sind für jeden Nutzer gleichermaßen hilfreich. Den Umgang mit dem Tool verbessern bedeutet daher auch, die „richtigen Kniffs und Klicks“ zu erlernen. Erarbeiten Sie selbst, welche Funktionen für Sie essentiell sind und welche Wege es gibt, diese effizient zu nutzen.

2. Kein Datengrab schaffen: Das richtige Maß an Daten, die Sie ins Tool einpflegen, kennen nur Sie. Um es zu finden, zäumen Sie das Pferd einfach von hinten auf: Welche Informationen benötigen Sie tatsächlich am meisten? Was interessiert Sie, das PMO, Ihre Vorgesetzten?

3. Ein gutes Mittelmaß finden zwischen Detailplanung und Grobplanung: Um Ihnen die Arbeit mit dem Tool zu erleichtern, genügt es oft einfach, die Gründlichkeit der Planung zu reduzieren, sofern Ihnen das zusagt.

4. E-Mail-Einstellungen ändern: Überprüfen Sie die Häufigkeit von Email-Benachrichtigungen und vor allem welche Themen (Warn-)Meldungen auslösen. Möchten Sie wirklich all diese Informationen per E-Mail erhalten?

Fazit: Sehen Sie das Tool als das, was es ist: ein Werkzeug, das von Ihnen parametriert und genutzt wird. Das Tool soll Ihnen die Arbeit erleichtern und das v.a. in Hinblick auf das Planen und Überwachen des Zeitplans und des Budgets. Nutzen Sie die Funktionalitäten, die es Ihnen dafür zur Verfügung stellt!

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