Die Auftragsklärung, der erste „Meilenstein“ im Projekt

Häufig erleben wir bei unserer Arbeit in Projekten, dass ein Vorgesetzter oder Auftraggeber mit einer neuen Idee für ein Projekt an den Projektleiter herantritt. Meist hat der Auftraggeber dabei schon eine erste Idee im Kopf, in welche Richtung sich das Projekt entwickeln soll. Dann folgt die Bitte, das Ganze solle doch möglichst schnell umgesetzt werden, beziehungsweise man möge doch gleich „loslaufen“.

Der Projektleiter hat jetzt im besten Fall ein ungefähres Ziel vor Augen. Die genauen Projekt-Ziele, Ergebnisse und Nicht-Ziele des Projekts sind aber meist noch unklar. Außerdem muss auch noch geklärt werden, welche Ressourcen nötig sind. Hier ist es für den Projektleiter und sein Team wichtig, nochmal einen Schritt zurück zu treten und sich der Auftragsklärung zu widmen. Wie so etwas aussehen sollte, haben wir im Folgenden näher beschrieben. Außerdem finden Sie weiter unten unser Template zur Auftragsklärung kostenfrei als Download. Am Ende widmen wir uns noch neuen digitalen Hilfsmitteln und Plattformen, die verteilten Teams bei einer digitalen Auftragsklärung behilflich sein können. Los geht’s…

Die Auftragsklärung ist einer der ersten wichtigen Schritte im Projekt. Noch bevor es mit der konkreten Planung für das Projekt losgeht, sollte sich der Projektleiter mit seinem Auftraggeber treffen und folgende Punkte mit ihm klären:

  • Was sind die Ziele des Projekts? (Scope)
  • Was sind NICHT die Ziele des Projekts?
  • Welche finanziellen und personellen Ressourcen stehen dem Projektleiter mit welcher Priorität zur Verfügung? (Budget)
  • Wann beginnt und wann endet das Projekt und die Verantwortung des Projektleiters? (Time)
  • Was und an wen berichtet der Projektleiter? (Sponsor)

Neben diesen Punkten, die unbedingt geklärt werden sollten, gibt es noch weitere Fragen die der Projektleiter seinem Auftraggeber stellen kann:

  • Werden widersprüchliche Erwartungen an den Projektleiter gestellt?
  • Welche Handlungskompetenzen hat der Projektleiter bzgl. des Projekts?
  • Welche Stakeholder gibt es und welchen Einfluss haben Sie?
  • Welche Unterstützung bekommt der Projektleiter im Unternehmen für das Projekt?
  • Was und an wen berichtet der Projektleiter?
  • Welche Risiken können das Projekt gefährden?
  • Wie wird mit Abweichungen und Projektkrisen umgegangen?
  • Welche Incentives gibt es für den Projektleiter bzw. für das Team?
  • Etc.

Im Gespräch sollte darauf geachtet werden, dass die Projekt-Ziele SMART formuliert werden. SMART steht für folgende Begriffe:

Spezifisch-präzise
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Terminiert

Hier zwei Beispiele für SMART definierte Ziele:
„Bis 15. September 2021 ist das Projekt abgeschlossen.“
„Die Kosten für das Projekt betragen 100.000 Euro.“

Werden die Ziele bereits bei der Auftragsklärung so präzise wie möglich formuliert, kann eine unterschiedliche Erwartungshaltung zwischen Auftraggeber und Projektleiter von vornherein vermieden werden. Zum anderen können Abweichungen während des Projektverlaufs leicht erkannt, kommuniziert und behoben werden. Das spart Zeit, Kosten und Nerven. Neben den Projekt-Zielen sollten bei der Auftragsklärung auch immer der Einfluss auf die Geschäftsziele, der Nutzen und die Ergebnisse beziehungsweise Deliverables geklärt werden. Dabei sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • „Auf welche strategischen Geschäftsziele zahlt das Projekt ein?“ (Strategische Geschäftsziele)
  • „Was haben wir davon, wenn wir die Ziele erreicht haben?
    Warum sollten wir das überhaupt tun?“ (Nutzen)
  • „Was liegt vor, was können wir „anfassen“, wenn wir fertig sind?“ (Ergebnisse)

Nach diesem Gespräch hat der Projektleiter im Optimalfall ein klares Verständnis für die Bedürfnisse und Anforderungen des Auftraggebers an das Projekt. In einem nächsten Schritt sollten dann die Projekt-Ziele und alles weitere schriftlich festgehalten und nochmals vom Auftraggeber abgesegnet werden. Danach können die Ziele und alles Weitere dem Projekt-Team vorgestellt werden. Damit wird gewährleistet, dass alle bestmöglich über die Ausgangslage informiert sind.

Digitale Hilfsmittel zur Auftragsklärung

Im Folgenden möchten wir einen Ausblick geben, wie eine Auftragsklärung auch digital funktionieren und welche Hilfsmittel man hierfür nutzen kann.

Hier abgebildet sieht man einen „digitalen Projektraum“ zur visuellen Zusammenarbeit, wie es mittlerweile zahlreiche am Markt gibt. Damit lässt sich auch bei verteilten Teams eine Auftragsklärung wie im realen Projektraum abhalten. Weitere Informationen zum „digitalen Projektraum“ finden Sie in unserem Whitepaper zu diesem Thema.

Eine weitere Möglichkeit für die digitale Auftragsklärung ist, das Gespräch zwischen dem Projektleiter und dem Auftraggeber mit Hilfe von z.B. Microsoft Teams abzuhalten und dabei den Call aufzuzeichnen. So lässt sich im Nachhinein leicht ein Protokoll anlegen und bei Unklarheit können bestimmte Passagen nochmals angehört werden.

Wir hoffen, Sie hatten Freude beim Lesen dieses Blogbeitrags. Sollten Sie noch mehr Informationen zum Thema benötigen oder Hilfe bei der Auswahl geeigneter digitaler Methoden zur Projektarbeit brauchen, melden Sie sich gerne bei uns. Sie möchten keinen neuen Blogbeitrag mehr verpassen, dann folgen Sie uns einfach auf LinkedIn.

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