Kein großes Projekt kommt ohne PO aus!

„Tut mir leid, das mit dem Termin wird wohl heute nichts mehr“, sagte er und ergänzte „ich muss bis morgen früh die Präsentation für den Aufsichtsrat fertig haben.“ So oder so ähnlich höre ich immer wieder Projektleiter argumentieren. Mir ist dann sofort ein Bild vor Augen, passend zu dem Spruch: „Ich habe keine Zeit den Zaun zu reparieren, ich muss die Hühner einfangen.“

„Warum tut sich ein gestandener Projektleiter sowas an?“, frage ich mich. Wie soll er es denn schaffen, sich um die wirklich wichtigen Dinge im Projekt zu kümmern? Strategie, Krisen, Risiken und nicht zu vergessen die Führung seiner Teilprojektleiter. Wie wäre es denn, sich ein Projekt Office (PO) einzurichten? Eine kleine Truppe Projektmitarbeiter, die dem Projektleiter die Arbeit abnehmen, ihn entlasten.

Ein PO übernimmt die Terminkoordination für alle Projektmitarbeiter, führt den Projektkalender, erstellt ein Projekthandbuch, in dem alle wichtigen Regeln und die Projektorganisation dokumentiert sind. Es kümmert sich um eine perfekte Projektorganisation, Reporting und Controlling, um Methodik und Moderation und hält dem Projektleiter den Rücken frei. Kurzum, ein PO kümmert sich um alles was nicht Facharbeit und Leitungsaufgaben sind.

Sinn macht ein PO ab mittelgroßen Projekten. Die Mindestausstattung ist eine Vollzeitstelle. Bei größeren Projekten sind 3 – 4 Vollzeitstellen eine gute Größe. Wichtig ist, dass die PO-Mitarbeiter unterschiedliche Fähigkeiten mitbringen. Nicht jeder hat Freude an Terminabstimmungen, Folien malen oder strategischem Denken. Die gute Mischung macht ein PO erfolgreich.

Wichtige Rahmenbedingungen für ein PO sind die räumliche Nähe zum Projektleiter, um sich einfach und schnell abstimmen zu können, flexible Arbeitszeiten für die Mitarbeiter und eine gute Ausstattung.

Ein Projekt mit PO sichert den Projekterfolg und beugt Überlastung vor. Sparen Sie nicht am Project Office! Fangen Sie an den Zaun zu reparieren!

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