PMO: Mit klaren Zielen auf die Erfolgsspur

In der Beratungspraxis erlebe ich immer wieder, dass die Begeisterung im Unternehmen über das PMO durchaus ausbaufähig ist. Woher kommt das? In diesem Beitrag erkläre ich, warum der verbreitete Ansatz One-Size-Fits-All bei PMOs eben nicht funktioniert. Sie erfahren darüber hinaus, was Sie beim Aufbau eines PMO bedenken sollten und wie Sie Ihr PMO von Beginn an auf die Erfolgsspur setzen.

Wann sind PMOs eigentlich erfolgreich?

Unsere kürzlich erschienene Studie zu den Erfolgsfaktoren für PMOs im deutschen Mittelstand belegt: PMOs sind dann besonders erfolgreich, wenn sie im Unternehmen der Fachbereich für Projektmanagement sind – und zwar möglichst oben in der Organisation verankert. Sie tragen in dieser Funktion die Verantwortung für den Betrieb und die Weiterentwicklung des Projektmanagements. Dieses Rollenverständnis unterscheidet sich freilich von der temporären Organisationseinheit, die als Unterstützung für größere Projekte oder Programme eingesetzt wird (Project/Program Office).

Neben einer prominenten Stelle in der Aufbauorganisation ist der Fit zwischen dem Leistungsangebot des PMO und den Anforderungen seiner Kunden im Unternehmen der Knackpunkt. Der Zuschnitt von PMOs ist nicht genormt und kann von reiner Unterstützung im Einzelprojektmanagement bis zur Rolle des strategischen Gestalters im Projektportfoliomanagement reichen. Immer wieder erleben wir, dass PMO-Angebot und Kunden-Nachfrage in der Organisation nicht optimal zusammenpassen.

So machen Sie es richtig

Daher gilt: Überlegen Sie bereits vor dem Aufbau eines PMO, was Sie sich von der Abteilung versprechen. Legen Sie strategische Ziele für das PMO fest, definieren Sie einen genauen Leistungskatalog auf Basis der relevanten Anforderungen perspektivischer Kundengruppen und überlegen Sie, wie die Organisationseinheit im Unternehmen wahrgenommen werden soll – als Mädchen für alles, als Projektpolizei oder irgendwo dazwischen. Wenn Sie diese Hausaufgaben gemacht haben, können Sie Ihren Personalbedarf für das PMO ermitteln – und zwar hinsichtlich Qualifikation, Persönlichkeitsprofil und Anzahl erforderlicher Mitarbeiter. Und wenn Sie dann noch die Einführung oder Restrukturierung Ihres PMO als Projekt aufsetzen und das Projektmarketing nicht vergessen, stehen die Chancen nicht schlecht, dass es gleich beim ersten Versuch mit dem Erfolg für das PMO klappt.

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