PMO, PGO oder PO – eine Begriffsbestimmung

Zum Auftakt der Serie von Beiträgen über Grundlagen zum Thema PMO möchte ich drei zentrale Struktur-Typen von PMOs vorstellen, die in der Praxis nicht einheitlich benannt werden. Hierdurch kommt es erfahrungsgemäß immer wieder zu Missverständnissen. Oder kennen Sie den Unterschied zwischen einem Project Management Office (PMO), einem Program Office (PGO) und einem Project Office (PO)?

Hier ist unser Vorschlag zur Begriffsbestimmung, der sich in den vergangenen Jahren in Wissenschaft und Praxis herauskristallisiert hat – damit Sie sich in Zukunft nicht auf’s Glatteis führen lassen.

Project Management Office

Unter einem PMO verstehen wir eine Organisationseinheit, in der die Verantwortung für das Projektmanagement einer Organisation verankert ist. Der Organisationsbegriff bezieht sich hierbei häufig auf Bereichs- und Unternehmensebene, kann aber auch einzelne (große) Abteilungen umfassen. Einige Autoren sprechen beim PMO auch von einem Fachbereich für Projektmanagement. Als dauerhaft angelegte Linienfunktion an der Schnittstelle zwischen Projekt- und Stammorganisation nehmen PMOs vielfältige Aufgaben im Spannungsfeld von Kontroll- und Helferinstanz wahr. Zu den Aufgabenschwerpunkten zählen in der Praxis Tätigkeiten zur Reduktion von Komplexität im Multiprojekt-Umfeld, die Einführung und Weiterentwicklung eines organisationsspezifischen Projektmanagement-Standards sowie Aktivitäten zur Kompetenzentwicklung im Projektmanagement.

Program (Management) Office

Ein Programm ist zeitlich befristet und umfasst eine Gruppe miteinander in Beziehung stehender Projekte, die gemeinsam koordiniert werden, um übergeordnete Ziele zu erreichen. Programme sind in der Regel große, strategische Vorhaben, deren Umsetzung eine erhebliche Komplexität aufweist. Program (Management) Offices bieten in der Praxis vielfältige Dienstleistungen im Programm-Kontext an, von der operativen Koordination von Abhängigkeiten unter den Projekten im Programm bis zur administrativen Unterstützung für einzelne Projektleiter und -teams. In Abgrenzung zum PMO sind Program Offices aber eine für die Dauer des Programms zeitlich befristete Organisationseinheit, deren Services auf die Organisationsstrukturen des Programms beschränkt sind.

Project Office

Auch in Großprojekten findet man diese Unterstützungsfunktion häufig – als sogenanntes Project Office. Ähnlich dem PGO ist das Project Office als temporäre Organisationseinheit ausschließlich einem Projekt zugeordnet. Für dieses Projekt erbringen PO-Mitarbeiter zumeist administrative und koordinierende Unterstützungsaufgaben oder entlasten die Projektleitung beim operativen Projektmanagement. Der erforderliche Aufwand einer eigenen Unterstützungseinheit für ein einzelnes Projekt lohnt sich in der Regel nur bei Vorhaben ab einer bestimmten Größe.

Zusammengefasst

Wir unterscheiden zwischen

  • PMOs, die als permanente Linienfunktion die Verantwortung für das Projektmanagement einer Organisation (i.d.R. Unternehmen oder Bereich) tragen,
  • und PGOs/POs, die als zeitlich befristete Organisationseinheiten mit zumeist unterstützendem Charakter einzelnen Programmen oder großen Projekten zugeordnet sind.

    PMO-Struktur-Typen im Organisationskontext
    PMO-Struktur-Typen im Organisationskontext

In den nächsten Beiträgen des PMO-Blogs werde ich Ihnen diese Struktur-Typen näher vorstellen.

Ihr Axel Nitsche, PMP
Berater und Produktverantwortlicher für das Thema PMO bei parameta

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