PPM Softwareauswahl – Die richtigen Rahmenbedingungen für den Erfolg schaffen

Die Auswahl der richtigen Projekt- und Portfoliomanagement Software (PPM Software) ist weder Raketentechnologie noch höhere Wissenschaft. Vielmehr verlangt sie solides Projektmanagement-Handwerk, ein wenig Weitsicht und die richtigen Rahmenbedingungen.

In zahlreichen Auswahl- und Einführungsprojekten der letzten Jahre haben sich einige einfache Spielregeln bewährt, die helfen, die gröbsten Klippen auf dem Weg zum richtigen Tool zu umschiffen.

Auswahl und Einführung als ein Projekt begreifen

In der ersten Spielregel stecken gleich zwei wichtige Voraussetzungen für die erfolgreiche Suche und Etablierung einer PPM Software:

Bei der Auswahl und Einführung einer PPM Software handelt es sich eindeutig um ein Projekt. Versuche, eine Software im Tagesgeschäft quasi im Vorbeigehen auszuwählen und einzuführen, scheitern in der Regel spätestens an der Akzeptanz der User, die in einer „quick and dirty“-Auswahl in der Regel kein Gehör finden. Vermeiden Sie unbedingt „Hinterzimmer“-Auswahlen und bleiben Sie transparent (kleiner Ansporn: Ihr Name könnte in Zukunft mit der Software in Verbindung gebracht werden – positiv wie negativ – überlegen Sie sich Ihr Vorgehen daher genau).

Die zweite wichtige Voraussetzung für den Erfolg, ist das Begreifen der Auswahl und der Einführung als ein zusammenhängendes Projekt. Die Erfahrung zeigt, dass eine Trennung der beiden Phasen wenig sinnvoll ist und zu unnötigen Reibungsverlusten auf allen Ebenen führt. Insbesondere der Know-how Verlust durch einen personellen Wechsel in der Projektleitung oder der Verlust wichtiger Kernteam-Mitglieder nach der Auswahl stellen ein Risiko dar.

Realistisches Zeitmanagement

Planen Sie Ihr Auswahl- und Einführungsprojekt realistisch. Berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit von Kollegen, die Raumsituation in Ihrem Unternehmen, die Verfügbarkeit von Anbietern, Ferien und vor allem die ein oder andere extra Workshop-Runde wenn es darum geht, einen gemeinsamen Nenner hinsichtlich der richtigen Lösung zu finden, Anforderungen zu detaillieren, Prozesse und Methoden nachzuschärfen oder über benötigte Schnittstellen zu diskutieren.

Kontinuität in der personellen Besetzung des Projekts sicherstellen

Es ist immer schlecht, wenn Know-how-Träger das Projekt verlassen. Im Ratschlag, Auswahl und Einführung als ein Projekt zu begreifen, steckt selbstverständlich auch die Empfehlung, die Verantwortung für das Projekt durchgängig zu regeln und keiner Veränderung zu unterwerfen. Gleiches gilt neben der Leitung des Projekts auch für ein schlagkräftig zusammengestelltes Kernteam, welches aus Vertretern aller wichtigen Fachbereiche, der IT und aus dem Kreise der Projektleiter bestehen sollte. Auch hier ist Kontinuität Trumpf! Vermeiden Sie unbedingt lästige Vertretungsregelungen. Diese kosten nur Zeit und führen zu Verzögerungen.

Management-Unterstützung einfordern und sicherstellen

Auswahl und Einführungsprojekte sind beliebte Portfolio-Streichkandidaten oder Schauplätze unternehmenspolitischer Grabenkämpfe auf allen Ebenen. Sichern Sie sich daher, um in Ruhe arbeiten zu können, Managementunterstützung auf hoher Ebene. Diese wird sich sicher im Projekt einmal bezahlt machen.

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