PPM Tools: „Irgendwann haben wir das Ziel aus den Augen verloren. Da haben wir einfach unsere Anstrengungen verdoppelt!“

Idealerweise fällt die Entscheidung für ein PPM Tool auf Basis dokumentierter und etablierter Prozesse. Das Tool folgt dem Prozess, nicht umgekehrt!

Ein klares Zielbild als Erfolgsfaktor

Die Realität sieht in den meisten Unternehmen leider anders aus. Ein klares Zielbild fehlt und die Organisation sträubt sich, ein solches zu entwickeln, da der Weg zur Ausarbeitung gemeinsamer Prozesse und Leitlinien meist als zu schmerzhaft empfunden wird. Für organisatorische und prozessuale Lücken in der Projektanbahnung und -abwicklung gibt es häufig nur eine Antwort: „Wir brauchen ein Tool“.

Heilsbringer Tool

Die Hoffnungen, die mit einem solchen Tool verbunden werden, liegen auf der Hand und sind durchaus verständlich. Gesucht wird nach Sicherheit in der Abwicklung komplexer Vorgänge, nach der gezielten Teilung von Informationen innerhalb der Projekt-Teams und nicht zuletzt nach einer belastbaren Datenbasis, auf der ein sinnvolles Projekt-Controlling durchgeführt werden kann. Soweit so gut.

Das Tool als Digitalisierungsmedium von Prozessen

Was bedeutet jedoch „Sicherheit in der Abwicklung komplexer Vorgänge“ in einem Tool?

(Handlungs-)Sicherheit entsteht immer dann, wenn alle Beteiligten sich zu jeder Zeit des Projektprozesses über die organisatorisch notwendigen Schritte im Klaren sind und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Schritten erkennen und verstehen. Dies bedeutet nichts Anderes, als dass pro Prozessschritt Vorgänger und Nachfolger bekannt sind, die Inputs und Outputs klar geregelt sind sowie die Beteiligten als auch die Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

Ist diese Bedingung erfüllt, können auch Informationen dorthin fließen, wo sie benötigt werden. Dies bedeutet explizit nicht, dass ein Tool die direkte Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten ersetzt. Kein Tool der Welt wird in Projekten das gesprochene oder geschriebene Wort ersetzen können.

Durch Sicherheit in der Benutzung des Tools sowie dem Austausch von Informationen steigt automatisch auch die Qualität der eingegebenen Daten. Beste Voraussetzungen also für ein wirksames Projektcontrolling. Dies setzt allerdings voraus, dass klar ist, was im Reporting dargestellt werden soll und wie die Daten interpretiert werden müssen.

Fazit   

Der Großteil der Anstrengungen erfolgt vor der Einführung eines PPM Tools. Nämlich dann, wenn sich innerhalb einer Organisation auf verbindliche Prozesse geeinigt werden muss. Funktionierende Prozesse sind die Voraussetzung für eine effiziente und erfolgreiche Implementierung von PPM Tools. Sind Prozesse, Ergebnistypen und Verantwortlichkeiten vor der Einführung nicht klar geregelt, führt dies in den meisten Fällen zu teuren Verzögerungen, Doppelarbeiten, fehlender Akzeptanz des eingesetzten Tools sowie zu einer schlechten Datenqualität.

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