Prozessdokumentation für Projektmanagement – weg mit dem Gähn-Faktor

Ein gemeinsames Verständnis der Spielregeln im Unternehmen ist wichtig. Internationale Normen wie die ISO 9001 fordern daher auch die geeignete Dokumentation des Managementsystems mit den wesentlichen Prozessen und Verantwortlichkeiten. Das gilt freilich auch für das Projektmanagement-System in der Organisation. Und das ist gut, richtig und wichtig. Denn nur wenn die angestrebte Qualität der Arbeit definiert ist, können die Menschen sich daran orientieren!

In den meisten Unternehmen werden die PM-Spielregeln allerdings noch immer in sperrigen Handbüchern verpackt, gern auch mal weit über 100 Seiten schwer… Die Einstiegshürde für den Anwender ist bei diesem Format kaum überwindbar.

Eine Dokumentation stiftet dann einen Nutzen für die Organisation, wenn sie von den Mitarbeitern verstanden und akzeptiert wird. Hierfür gilt: Präsentieren Sie Informationen in verdaubaren Portionen und in verständlicher Sprache – und nutzen Sie eine attraktive Plattform, das Auge isst schließlich mit!

Meine Empfehlung lautet daher: Stellen Sie den Anwender einer PM-Dokumentation ins Zentrum! Analysieren Sie seine Anforderungen an Dokumentation und gleichen Sie diese mit den organisationalen Zielen für eine Dokumentation ab.

Der Markt bietet inzwischen unzählige Lösungen, um Mitarbeitern Wissen über die Spielregeln in attraktiven Formaten zur Verfügung zu stellen. Und schrecken Sie nicht vor einem pragmatischen Mix aus Tools zurück. In einem aktuellen Projekt integrieren wir für die PM-Dokumentation des Kunden derzeit mit überschaubarem Aufwand das interne Wissensmanagement-System mit der Prozessmanagement-Lösung und der großen PPM-Lösung. Die Anwender sind begeistert – und das ist beim Thema Dokumentation nun wirklich keine Selbstverständlichkeit.

Wenn Sie derzeit über die Einführung oder Weiterentwicklung einheitlicher Projektmanagement-Standards nachdenken, stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Energie in die Präsentation der neuen Spielregeln stecken! Dann weichen gelebtes Verhalten und Dokumentation zukünftig hoffentlich nicht mehr so stark voneinander ab. 😊

 

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