SaaS-Tools: Eine neue Generation von Projektmanagement-Tools

Software as a Service – das bedeutet, den Webbrowser öffnen und sofort auf die Software zugreifen. Die dafür notwendige IT-Infrastruktur und die Software selbst, liefert der Betreiber. Diese Dienstleistung existiert auch für Projektmanagement-Tools. Doch was kann man von ihnen erwarten? Und worauf sollte man achten?

Das Arbeiten in der Cloud

In einem Merkmal sind alle SaaS-Tools gleich: sie werden in der Cloud bereitgestellt. Das birgt zwar den großen Vorteil, dass Sie dadurch jederzeit auf Ihre Daten zugreifen können (meist selbst von Ihrem Mobilgerät aus), doch auch einige Nachteile.

So muss etwa eine gute Internetverbindung gewährleistet sein, um mit dem Tool bestmöglich arbeiten zu können. Sollte die Übertragungsgeschwindigkeit der Daten zu gering sein, v.a. wenn größere Datenvolumina hochgeladen werden müssen, kann dies rasch zu Unmut bei den Nutzern führen.

Außerdem muss die Sicherheit der Daten gewährleistet sein. Daher muss während des Software-Auswahl-Prozesses zwingend geprüft werden, ob die Lösung bestimmten Sicherheitsnormen gerecht wird.

Eine neue Art der Zusammenarbeit

SaaS-Lösungen ermöglichen eine (technisch gesehen) unkomplizierte Zusammenarbeit, egal wo Ihre Mitarbeiter sitzen. Sie können problemlos auf die projektbezogenen Daten zugreifen. Einige Anbieter werben sogar mit nahtlosen Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive oder Dropbox. Darüber hinaus können Sie Ihre Kalender austauschen, sich gegenseitig Aufgaben zuweisen, diese als „erledigt“ markieren und oft auch einen Diskussionsraum im Tool zum direkten Gedankenaustausch nutzen. Dennoch ist Vorsicht geboten, damit das Tool nicht seinen ursprünglichen Wert verliert, nämlich als Werkzeug für Projektmanagement und nicht als Chat-Raum.

 

Die Liste an Vor- und Nachteilen ließe sich noch lange fortführen, doch bereits jetzt wird deutlich: Vor Einführung eines SaaS-Tools für Projektmanagement muss genau definiert sein, welche Ziele damit verfolgt werden und schließlich auch, wie dieses neue Tool zu verwenden ist. Nehmen Sie sich daher Zeit und überlegen Sie gut, um die „richtige“ Entscheidung bei der Tool-Auswahl zu treffen.

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