SaaS-Tools im Überblick: Asana

Asana, Inc.
1550 Bryant St Ste 800
San Francisco,
California 94103-4859, USA

    Website: www.asana.com

    189 Mitarbeiter


Asana ist ein Teamwork- und Projektmanagement-System. Es handelt sich um einen Hybrid aus Aufgaben-Verwaltung und kollaborativem Projektmanagement aus der Feder eines Facebook-Mitgründers, das sich besonders in der Startup-Szene großer Beliebtheit erfreut.

1. Aufgabenmanagement
Asana unterteilt sich in drei hierarchische Ebenen: Workspaces, Projekte und Aufgaben. Workspaces sind verschiedene Organisationen, Arbeitsplätze, Abteilungen oder Teams, d.h. Workspaces stellen in Asana die höchste Hierarchieebene dar. Innerhalb eines Workspaces können Aufgaben erstellt werden, um den Überblick zu erhalten wird zwischen „Sections“ als übergeordnete Listen und „Tasks“ als untergeordnete Aufgaben unterschieden.
Erstellt man eine Aufgabe erscheint folgendes geteiltes Fernster:

Links ist es nun möglich die Aufgabe zu benennen, während rechts die Aufgabe detailliert beschrieben und ein Teammitglied benannt werden kann, dass für diese Aufgabe zuständig ist. Außerdem kann das Fälligkeitsdatum bestimmt, die Aufgabe mit „like this“ markiert und durch Tags strukturiert werden. Dokumente können an die Aufgabe gehängt werden, ebenso kann eine Checkliste mit Unterpunkten angelegt werden. Des Weiteren können Aufgaben gelöscht, kopiert oder in ein eigenständiges Projekt verwandelt werden.

2. Ideen- /Demand Management
Asana verfügt über keine Funktionen, die sich für das Ideen- /Demand Management eignen.

3. Einzelprojektmanagement
Ein Projekt kann in Asana entweder entstehen, indem eine Aufgabe in ein Projekt verwandelt wird oder über das Plus auf der linken Seite innerhalb eines Workspaces. Projekte stellen nach den Workspaces die nächst höhere hierarchische Ordnungsform dar.
Beim Erstellen eines Projektes hat man zwei Wahlmöglichkeiten: Ein Projekt kann in Form eines Boards oder in Listenform angelegt werden.
Unabhängig davon, ob mein sein Projekt als Board oder als Liste anlegt gibt es innerhalb von einem Projekt die Möglichkeit als Team über Posts und die dazugehörige Kommentarfunktion in Austausch zu treten. In der Funktion „Calendar“ werden alle Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum sortiert angezeigt und über „Progress“ wird der aktuelle Fortschritt von Aufgaben sichtbar gemacht.  

 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Asana zwar über verschiedene Elemente des Einzelprojektmanagements verfügt, wie das Erstellen von Projekten, Aufgabehierarchien, Statusberichte, Projektkalender und weitere, aber trotz dessen nicht alle wichtigen Funktionen abdeckt. So gibt es bei Asana beispielsweise nicht die Möglichkeit Meilensteine zusetzten oder das Budget zu planen. Auch das Rückmelden von Zeiten ist nicht möglich, ebenso wie das Erstellen eines Gantt-Charts.

4. Portfoliomanagement
Portfoliomanagement ist mit Asana nicht möglich.

5. Ressourcenmanagement
Ressourcenmanagement ist nicht in Asana integriert.

6. Agiles Projektmanagement
Asana verfügt sowohl über ein Kanaban Board, als auch über die Möglichkeit einen Product Backlog und einen Sprint Backlog anzulegen. Außerdem wird der Projektfortschritt immer anhand einer Grafik angezeigt. Diese kann entweder ein Burn-Up-Chart oder ein Burn-Down-Chart sein.

7. Dokumentenmanagement
Bei Asana können Dokumente an eine Aufgabe angehängt werden. Diese Dokumente werden an einem zentralen Ort innerhalb eines Projektes gesammelt. Allerdings gibt es weder eine Versionierung, noch eine Ordnerstruktur.

8. Technische Voraussetzungen
Asana ist als App sowohl für iOS, als auch für Android verfügbar. Asana ist auf Deutsch und Englisch verfügbar, lediglich der Support ist nur auf Englisch möglich. Außerdem steht keine On-Premise Lösung zur Verfügung.

9. Lizenzmodell
Die Basisversion von Asana ist kostenlos, allerdings ist sie auf fünfzehn Mitglieder beschränkt. Die Premiumversion kostet pro Monat und Mitglied 9.99$ und beinhaltet private Teams, private Projekte und Dashboards. Außerdem verfügt die Premiumversion über benutzerdefinierte Felder und einen erweiterten Suchdienst. Anfragen von Premiumnutzern werden vom Support ebenfalls bevorzugt beantwortet. Die dritte Version von Asana ist „Asana Enterprise“. Nutzer dieser Version verfügen über alle Vorteile der Premiumversion zuzüglich der Möglichkeit die Teammitglieder zu managen durch die Einrichtung von Administratoren. Außerdem ist in der Enterprise Version die Möglichkeit enthalten das Nutzereigene Logo in Asana einzubauen, sowie die Kontrolle über Datenexporte und das Löschen von Daten. Der Preis für Asana Enterprise muss direkt vom Anbieter erfragt werden.

Fazit
Asana überzeugt vor allem im Aufgabenmanagement und im agilen Projektmanagement. Im Einzelprojektmanagement deckt Asana einige Funktionen ab, jedoch bei weitem nicht alle notwendigen. Für Ressourcen- und Portfoliomanagement ist Asana nicht geeignet.

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