SaaS-Tools im Überblick: Clarizen

Clarizen, Inc.
2755 Campus Dr Ste 300
San Mateo, California 94403-2538
USA

Website: www.clarizen.com

220 Mitarbeiter


Clarizen ist eine Software, die kollaboratives Arbeiten und Projektmanagement miteinander verbindet. Im Bereich Projektmanagement liegt der Fokus des Tools eindeutig auf dem Aufgaben- und Einzelprojektmanagement.

1. Aufgabenmanagement
Alle Aufgaben werden in Clarizen über das Klemmbrettsymbol auf der linken Seite angezeigt. Auf dieser Seite ist es über „Hinzufügen“ möglich neue Aufgaben zu erstellen. Die Aufgaben werden benannt und können sowohl einem Projekt als auch einer Liste hinzugefügt werden. Außerdem kann der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum und ein Status zugeordnet werden. Hier unterscheidet Clarizen zwischen „In Anfrage“, „Entwurf“, „Aktiv“, „Zurückgestellt“, „Abgebrochen“ und „Fertig“. Durch das Zuordnen eines Status können Aufgaben priorisiert werden, auch das Setzen von Meilensteinen ist möglich. Über die Funktion „Zugehörige Objekte hinzufügen“ werden Dateien angehängt, Ressourcen zu der Aufgabe hinzugefügt, einen Prüfer ernannt oder einer ganzen Gruppe die Verantwortung für die Aufgabe übertragen. Des Weiteren können andere Aufgaben als Vorgänger oder Nachfolger dieser Aufgabe bestimmt und somit Abhängigkeiten hergestellt werden. Außerdem können Hinweise, Topics, Risiken, Anfragen und Belange hinzugefügt werden.

2. Ideen- /Demand Management
Die Glühbirne in der Menüleiste steht für Ideen und Anfragen. Hier können neue Anfragen hinzugefügt und ihnen ein Status zugeordnet werden. Clarizen unterscheidet zwischen 5 verschiedenen Möglichkeiten, wie „Submitted“, „In Work“, „Resolved“, „Rejected“ und „Closed“. Über den Status wird die Idee zum einen bewertet und zum anderen priorisiert. Teammitglieder können die Idee oder die Anfrage aber auch bewerten indem sie das Anliegen kommentieren. Kommentare wiederum können ebenfalls bewertet und kommentiert werden. Den Anfragen können außerdem über die Funktion „Zugehörige Objekte hinzufügen“ Dateien, Kunden, Teammitglieder, Arbeitsaufgaben, Hinweise, Topics und Gruppen zugeordnet werden.

3. Einzelprojektmanagement
Unter dem Aktenkoffersymbol werden alle Projekte gesammelt. Hierbei ist es natürlich möglich über „Hinzufügen Projekt“ neue Projekte anzulegen. Projekte können aber auch direkt über das Plus in der Menüleiste erstellt werden.
Nach dem Erstellen des Projektes können Aufgaben und Meilensteine hinzugefügt werden. Außerdem können Verknüpfungen zu anderen Projekten hergestellt werden. Der Kunde kann genauso benannt werden, wie verantwortliche Mitarbeiter und Prüfer. Außerdem kann einem Projekt ein Status zugeordnet werden, hierbei unterscheidet Clarizen zwischen „In Anfrage“, „Entwurf“, „Aktiv“, „Zurückgestellt“, „Abgebrochen“ und „Fertig“. Aufgaben innerhalb eines Projektes können sowohl hierarchisch, als auch durch das Setzen von Meilensteinen sortiert werden. Außerdem ist es möglich jeder einzelnen Aufgabe innerhalb eines Projektes einen Status zuzuordnen. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden über die Funktion „Link“ hinzugefügt. Des Weitern ist es sowohl möglich dem Projekt ein Budget zuzuordnen, als auch ein Risiko. Es kann auch mit Projektvorlagen gearbeitet werden.
Mit einem Klick auf „Team Project View“ erhält man die Möglichkeit zwischen verschiedenen Darstellungsformen zu wählen. Es ist beispielsweise möglich sein Projekt in einem Gantt-Chart oder in einem Projektkalender anzeigen zu lassen. Außerdem ist es möglich Projektdetails wie das Budget oder die Ressourcen detaillierter einzupflegen und zu sehen.

4. Portfoliomanagement
Projekte werden in Clarizen vor allem durch die Zuordnung eines Status priorisiert, diese sind mit „In Anfrage“, „Entwurf“, „Aktiv“, „Zurückgestellt“, „Abgebrochen“ und „Fertig“ die gleichen wie bei der Aufgabenerstellung. Mit einem Klick auf die aktuelle Darstellungsform kann zwischen verschiedenen Darstellungsformen gewählt werden. Zum Beispiel kann der Status der Projekte angezeigt werden.
Über die Funktion des Reports ist es möglich sich das Budget, welches jedem Projekt zugeordnet wird, in einem Diagramm anzeigen zu lassen. Das Diagramm kann dabei nicht nur wie im dargestellten Beispiel aussehen, sondern auch viele andere Kostenpunkte darstellen.

5. Ressourcenmanagement
Schon bei der Einladung neuer Teammitglieder ist es möglich den einzelnen Rollen zuzuteilen. Clarizen unterscheidet hier zwischen fünf verschiedenen User-Typen „Full“, „Team Member“ „Time & Expense“, „Social“, „Email“ und „None“. Dies ermöglicht die Ressourcenplanung allgemein und auf Rollenebene. Außerdem können verschiedene Rollen zu Teams zusammengefasst werden. Die Auslastungsdarstellung von Teams und von einzelnen Mitarbeitern ist möglich.  Diese kann auch in einem Kalender veranschaulicht werden.                                                                                           
6. Agiles Projektmanagement
Es sind keine Funktionen des agilen Projektmanagements in Clarizen integriert.

7. Dokumentenmanagement
Die Dokumentenablage ist nur innerhalb von Aufgaben möglich, allerdings kann ein Dokument was bereits einmal an einer Aufgabe angehängt wurde ohne es erneut hochzuladen immer wieder an eine andere Aufgabe angehängt werden. Ansonsten sind allerdings keine Funktionen des Dokumentenmanagements in Clarizen integriert.

8. Technische Voraussetzungen
Clarizen ist sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch verfügbar. Es ist möglich Dokumente aus Excel zu importieren, genauso ist es möglich Daten in Excel Tabellen zu exportieren. Außerdem gibt es Clarizen als App für iOS und Android.

9. Lizenzmodell
Clarizen gibt es in zwei Varianten, zum einen die Enterprise Version und zum anderen die Unlimited. In beiden Versionen sind die Kosten abhängig von der Anzahl der Teammitglieder und deren Rollen. Im Enterprise Modell kostet ein Team Member 45$ pro Benutzer und Monat, während ein Teamleiter 60$ pro Benutzer und Monat kostet. Außerdem gibt es noch die Möglichkeit Mitglieder im Team zu haben, die Clarizen überwiegend für die Zeit- und Kostenerfassung nutzen, diese Kosten 22$ pro Benutzer und Monat. Die vierte Benutzerform der „Social“ hat lediglich Zugriff auf die sozialen Ressourcen und die To-Do Listen, dieser kostet 5$ pro Benutzer und Monat. In der Unlimited Version kostet ein Teamleiter 80$, ein Team Member 63$, ein „Time & Expense“ Mitglied 28$ und der Preis für ein „Social“ Teammitglied ist mit 5$ der selbe wie in der Enterprise Version.  Zu den Kosten der einzelnen Teammitglieder kommen noch Kosten für das Onboarding Package, hierbei gibt es wieder drei verschiedene Möglichkeiten, diese kosten zwischen 7,500$ und 25,000$. Weiter Extras, wie beispielsweise die Integration eines anderen Tools in Clarizen sind ebenfalls kostenpflichtig.

Fazit
Clarizen ist besonders in den Bereichen Aufgaben-, Einzelprojekt und Ideen-/ Demand Management  gut aufgestellt. Sowohl im Bereich Portfoliomanagement, als auch bei der Ressourcenplanung fehlen einige Funktionen um vollständig und umfassend in diesen Bereich zu arbeiten.  Clarizen eignet sich besonders gut für große Teams im Bereich IT, Marketing und Service. Eine Besonderheit bietet Clarizen jedoch zusätzlich unabhängig von den oben aufgeführten Kategorien: Die Socialmedia ähnliche Startseite, die es ermöglicht Dinge zu posten und Updates zu veröffentlichen, auch verfügt Clarizen über eine Chat- oder eine Emailfunktion. Insgesamt muss allerdings noch gesagt werden, dass Clarizen nicht intuitiv zu bedienen ist und definitiv eine Einarbeitungszeit notwendig ist.

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