SaaS-Tools im Überblick: smartsheet

smartsheet Inc.
10500 Ne 8th St Ste 2000
Suite 1300 Bellevue, Washington 98004-4369 USA

Website: www.smartsheet.com

580 Mitarbeiter


Smartsheet wurde im Jahr 2006 gegründet. Das Unternehmen aus den USA legt seinen Fokus vor allem auf die Zusammenarbeit in einem Projekt. Das Tool ist wie eine Tabelle aufgebaut, die jederzeit, einfach und bedarfsgerecht angepasst werden kann.

1. Aufgabenmanagement
Grundsätzlich ist smartsheet ähnlich wie Excel aufgebaut, auf Grund dessen muss vor dem Einpflegen von Aufgaben zunächst ein Datenblatt angelegt werden. Dieses Datenblatt kann entweder individuell gestaltet werden oder aus den Vorlagen ausgewählt werden. Die Vorlage „Projektmanagement“ sieht beispielsweise folgendermaßen aus:  

Nun ist es möglich die Aufgaben in der Vorlage zu benennen und neue einzupflegen, die vorgegebenen Hierarchien der Aufgaben können dabei beibehalten oder verändert werden. Beim Bearbeiten und Erstellen der Aufgaben kann ein Verantwortlicher benannt werden, außerdem können Start- und Fälligkeitsdatum festgelegt werden. Abhängigkeiten und Benachrichtigungen können eingerichtet werden, ebenso sich wiederholende Aufgaben. Außerdem können Aufgaben priorisiert werden. Dadurch, dass die Spalten in jedem Blatt beliebig verändert werden können, gibt es die Möglichkeit, dass jeder Benutzer Felder hinzufügt. Alle Aufgaben können auch in einem Kanban Board dargestellt werden.

2. Ideen- /Demand Management  
Ideen- und Demand Management ist nicht in smartsheet integriert.

3. Einzelprojektmanagement
Die Aufgaben eines Projektes können in einer Gantt-Chart dargestellt werden. Um einen Meilenstein zu setzen muss die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe mit 0 eingetragen werden. Abhängigkeiten und Statusberichte sind ebenso über die Generierung einer neuen Blattspalte zu erreichen, wie auch die Budgetplanung. Zu jedem Projekt gibt es einen Projektkalender und ein -Dashboard. Projektvorlagen gibt es wie bereits im Aufgabenmanagement erwähnt einige, beispielsweise für Client-Management, Unternehmensführung, IT, Marketing oder Projektmanagement, aber auch einfache Vorlagen für Aufgaben und Checklisten. Risikomanagement ist in smartsheet nicht vorgesehen, ebenso ist keine Meilensteintrendanalyse verfügbar. 

4. Portfoliomanagement  
Portfoliomanagement ist nicht in smartsheet integriert.

5. Ressourcenmanagement  
Es können lediglich Ressourcen zu bestimmten Projekten oder Aufgaben zugeordnet werden, ansonsten verfügt smartsheet über keine Funktionen, die für das Ressourcenmanagement geeignet sind.

6. Agiles Projektmanagement  
Im Bereich agiles Projektmanagement verfügt smartsheet lediglich über ein Kanban-Board.

7. Dokumentenmanagement 
Dateien können nur an Aufgaben angehängt werden, ansonsten sind keine Funktionen des Dokumentenmanagements in smartsheet integriert.

8. Technische Voraussetzungen  
Beim Erstellen von neuen Blättern, können Dateien aus Excel und MS Project importiert werden. Außerdem ist smartsheet kompatibel mit Google-Tabellenblatt und Trello. Smartsheet ist sowohl als App für iOS, als auch Android App erhältlich. Der Support ist nur auf Englisch verfügbar, wohin gegen das Tool auf Deutsch und Englisch benutzt werden kann.

9. Lizenzmodell  
Smartsheet ist in drei verschiedenen Versionen erhältlich. Die erste Version ist die „Team-Version“ sie kostet 14€ pro Benutzer und Monat und ist ab drei lizensierten Benutzern erhältlich, dabei ist sie auf 50 Blätter pro Person beschränkt. Die Business Version ist für 24€ pro Person und Monat erhältlich und enthält die Möglichkeit die smartsheet Daten mit Analysetools wie Tableau, Excel oder Spotfire zu verbinden. Außerdem enthält sie ein Aktivitäten Protokoll. In der „Enterprise-Version“ ist es für das Unternehmen durch Zugriffssteuerung möglich zu entscheiden welche Domains Benutzer freigeben können und zu definieren welche Funktionen für die Veröffentlichung von Blättern zur Verfügung stehen. Der Preis dieser Version muss beim smartsheet selbst angefragt werden.

Fazit  
Smartsheet ist vor allem in Einzel- und Aufgabenmanagement gut aufgestellt und durch das leichte Hinzufügen von Tabellenspalten profitiert der Nutzer von einem Tool, dass ganz einfach an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Insgesamt ist smartsheet leicht und intuitiv zu bedienen.

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