SaaS-Tools im Überblick: Trello

Trello, Inc.
55 Broadway
25th Floor
New York 10006
USA

Website: www.trello.com

45 Mitarbeiter


Trello ist seit September 2011 online und ein Produkt von Fog Creek Software aus New York. Die Entwicklung fand nach Vorbild der Kanban Methode statt, aber auch mit agilem Projektmanagement und der Lean-Philosophie wird Trello immer wieder in Verbindung gebracht. Die Entwickler wollen sich allerdings nicht auf den Software- und IT-Bereich beschränken, sondern ein kollaboratives Organisations-Tool für jedermann und jede Gelegenheit anbieten.

1. Aufgabenmanagement
Die Trello-Instrumente: Boards, Listen und Cards
Der Grundgedanke von Trello ist einfach: Ein Projekt in seine einzelnen Schritte zerlegen und dann einen Workflow organisieren. Dabei gibt es drei Grundelemente: Boards, Listen und Cards:
Boards: Ein Board stellt ein komplettes Projekt, ein Team oder eine Abteilung dar.
Listen: Listen sind Einheiten oder übergeordnet Sachverhalte, denen Aufgaben zugeordnet werden können. Die Aufgaben, die als Karten angelegt werden, sind demnach einzelne Aufgaben. Mit einem einfachen Klick auf die Aufgabe öffnet sich folgendes Fenster: 
Die genaue Aufgabenbeschreibung ist dabei vor allem für die Arbeit im Teams relevant, da auf die konkrete Aufgabenstellung eingegangen werden kann und somit Missverständnisse und Konfliktsituationen vermieden werden können.
Die Kommentarfunktion ist ebenso für die Nutzung von Trello als Team konzipiert. Hier können Änderungen, zusätzliche Informationen oder Hinweise angelegt werden. Die Kommentare können dabei auch Anhänge, Verlinkungen und den Bezug zu anderen Cards enthalten, die direkt in den Kommentar eingebettet werden. Aber es können auch Teammitglieder explizit angesprochen werden und Emojis verwendet werden.
Innerhalb der Aktivitäten werden alle Aktivitäten mit Bezug zu dieser Aufgabe angezeigt, wie beispielsweise eingegangen Kommentare, das Abschließen und Hinzufügen von Aufgabenteilen oder das Verschieben der Card.
Hinzufügen und Aktionen auf der rechten Seite sind weitere Möglichkeiten mit den Cards zu arbeiten.
Unter Hinzufügen können Aufgaben Mitgliedern zugeordnet werden, wenn man das Board nicht alleine, sondern im Team benutzt und mit farbigen Labels versehen werden. Dies stellt eine Möglichkeit zur Strukturierung dar. Außerdem können zu jeder Aufgabe Checklisten angelegt werden, das heißt jeder Aufgabe können nochmal Untereinheiten zugeordnet werden. Des Weiteren kann für jede Aufgabe eine Frist eingetragen werden, so das klar ist bis wann sie zu erledigen ist. Über die Funktion „Anhang“ können Dateien oder Bilder angehängt werden.
Die Aufgabe in ein anderes Board oder in eine andere Liste zu verschieben ist eine Möglichkeit mit der Aktion „Verschieben“ zu arbeiten. Über diese Funktion kann aber auch die Reihenfolge innerhalb der Liste verändert werden. Aufgaben lassen sich innerhalb von Boards aber auch ganz einfach mit der Maus verschieben. Des Weiteren können Aufgaben kopiert und abonniert werden. Abonnieren bedeutet hier, dass man über jede Veränderung an der Aufgabe informiert wird. Außerdem kann über die Karte abgestimmt werden. Diese Funktion ist vor allem in ideengenerierenden Boards von großer Bedeutung. Über „Archiv“ wird eine Aufgabe archiviert und über „Freigabe und mehr“ können Aufgaben ausgedruckt, im JSON Format exportiert und über einen Link oder eine Emailadresse mit anderen verknüpft werden. Insgesamt ist Trello im Bereich Aufgabenmanagement sehr gut aufgestellt, allerdings gibt es nicht die Möglichkeiten Abhängigkeiten zwischen Aufgaben herzustellen und das Erstellen sich wiederholenden Aufgaben ist ebenso wie die Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes nur über Power-ups möglich. Auch können Aufgabenprioritäten nur durch die Position in der jeweiligen Liste gekennzeichnet werden. 

2. Ideen- /Demand Management  
Es kann ein Board oder eine Liste als Ideensammlung anlegt und darunterliegende Ideen kommentiert werden, doch explizit verfügt Trello nicht über Funktionen, die sich für das Ideen-/ Demand Management eignen.

3. Einzelprojektmanagement
Trello verfügt über drei Dinge im Einzelprojektmanagement: Aufgaben können hierarchisch geordnet und in einem Projekt-Kalender angezeigt werden. Die Möglichkeiten Meilensteine zu setzen, das Budget zu planen oder Abhängigkeiten zwischen Aufgaben existieren bei Trello allerdings nicht.

4. Portfoliomanagement  
Für dieses Aufgabengebiet ist Trello nicht geeignet, da keinerlei Funktionen integriert sind.

5. Ressourcenmanagement  
Funktionen für Ressourcenmanagement sind in Trello ebenso nicht zu finden.

6. Agiles Projektmanagement  
Da Trello über ein Kanban Board mit beliebig vielen und erweiterbaren Listen verfügt, können ein Sprint Backlog und ein Product Backlog als Liste angelegt werden. Ein Burn-Down-Chart ist nicht in Trello integriert.

7. Dokumentenmanagement 
In diesem Tool können Dokumente zu spezifischen Aufgaben hinterlegt werden. Diese Dokumente werden allerdings nur unter der Aufgabe gespeichert, das bedeutet es gibt keinen zentralen Ort für das Dokumentenmanagement.

8. Technische Voraussetzungen  
Trello ist in vielen verschiedenen Sprachen verfügbar, unter anderem auf Deutsch, Englisch und Französisch. Trello ist auch als App sowohl für iOS, als auch für Android verfügbar. Außerdem verfügt Trello über einen Support Service.

9. Lizenzmodell  
Trello ist in drei verschiedenen Varianten verfügbar. Die Basisversion ist kostenlos und verfügt über unbegrenzte Boards, Listen, Karten, Mitglieder, Checklisten und Anhänge. Außerdem kann jedes Board mit einem Power-Up verbunden werden. Power-Ups können dabei Programm wie Dropbox, der Kalender, Evernote, appear.in oder ähnliche sein. Angehängte Dateien dürfen in der Basisversion allerdings nicht größer als 10 MB sein. In der zweiten Variante „Trello Business Class“, die pro Benutzer und Monat 9.99$ kostet und alle Vorteile der kostenlosen Version beinhaltet, ist es möglich Dateien bis zu einer Größe von 250 MB anzuhängen. Außerdem ermöglicht Trello Business Class fortwährende Sicherheit durch das Zuweisen von Administratoren und die Kontrolle darüber, wer öffentliche oder private Boards erstellen kann. Ebenfalls in dieser Version erhalten sind Beobachterrechte für Mitarbeiter außerhalb ihres Teams, individuelle Boardhintergründe und Gestaltungsmöglichkeiten, sowie ein Premium-Support per Email durch einen persönlichen Ansprechpartner.
Die umfassendste Version ist „Trello Enterprise“, diese beinhaltet ebenfalls alle Funktionen aus der Basisversion und von „Trello Business Class“. Diese bietet neben einem persönlichen Account-Manager und individueller Unterstützung auch eine benutzerdefinierte Sicherheitsüberprüfung und die Erkennung von Eindringversuchen. Der Preis von „Trello Enterprise“ ist abhängig von der Benutzeranzahl.

Fazit  
Mit Trello ist man besonders in den Bereichen Aufgabenmanagement und agiles Projektmanagement gut aufgestellt. Doch für andere Bereiche wie Ideen-/ Demand Management, Portfoliomanagement oder Einzelprojektmanagement ist Trello nicht geeignet.

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