SaaS-Tools im Überblick: ZOHO Projetcs

4141 Hacienda Drive
Pleasanton,
California 94588,
USA

Website: www.zoho.eu

Mitarbeiter: k.A.


Zoho Projects ermöglicht viele Bereiche des Unternehmens über eine einheitliche Plattform zu managen. Neben dem Projektmanagement sind weitere Funktionen wie CRM, Fragebögen und Datenbanken integriert, aber auch die vernetzte Zusammenarbeit über Online Meetings und ein soziales Netzwerk sind möglich. Zudem können einige Vorgänge durch vorhandene Visualisierung übersichtlich dargestellt werden.

1. Aufgabenmanagement
Im Bereich Aufgabenmanagement verfügt Zoho Projects über viele Funktionen. Das Erstellen einer Aufgabe ist möglich über den Menüpunkt „Aufgaben“, dabei ist es möglich sie zu benennen, einem Nutzer zuzuordnen und ein Start- und ein Enddatum festzulegen. Weiter können Abhängigkeiten eingerichtet und Benachrichtigungen aktiviert werden. Dateien anhängen ist ebenso möglich, wie die Aufgaben in einem Kanban Board zu visualisieren. Das Schaffen von Aufgabenhierarchien über Unteraufgaben ist nicht möglich, aber Aufgaben können in übergeordneten Listen zusammengefasst werden. Es können keine Aufgaben erstellt werden, die sich regelmäßig wiederholen.

2. Ideen- /Demand Management  
In Zoho integriert ist ein Bereich „Feed“, dieser ist wie eine SocialMedia Startseite aufgebaut, und ermöglicht den Teammitgliedern über einen Status oder einen Forumsbeitrag Ideen oder Anliegen zu teilen. Es können auch Forumskategorien erstellt werden. Ein solches Forum speziell für Ideen wäre eine Möglichkeit die grundlegendste Funktion des Ideenmanagements in Zoho zu integrieren. Weiter könnten die Ideen als Forumsbeiträge kommentiert und darüber bewertet werden. Insgesamt ist aber keine explizite Funktion für das Ideenmanagement vorhanden.

3. Einzelprojektmanagement  
Aufgaben können hierarchisch geordnet und in einem Gantt-Chart visualisiert werden. Abhängigkeiten können genauso wie Meilensteine eingerichtet werden. Der Status des Projektes wird in einem Dashboard visualisiert, es gibt aber auch die Möglichkeit unabhängig davon Statusberichte zu erstellen. Außerdem können Risiken und Probleme genau benannt und beschrieben werden. Die Rückmeldung von Zeiten ist eine Funktion, die erst in der Premiumversion erhältlich ist. Weitere Funktionen wie beispielsweise das Arbeiten mit Projektvorlagen oder benutzerdefinierten Feldern ist ebenso nicht möglich wie eine integrierte Budgetplanung.  

4. Portfoliomanagement  
Portfoliomanagement ist nicht in Zoho Projects integriert.

5. Ressourcenmanagement  
Ressourcenmanagement ist ab der Premiumvariante in Zoho Projects integriert. Dabei beinhaltet diese Funktion unter anderem die Ressourcenplanung auf Teamebene und die Ansicht der Auslastung. Auch ein Ressourcenkalender ist verfügbar. Weitere Funktionen wie beispielsweise die Ressourcensimulation oder auch das Ressourcenkonfliktmanagement ist nicht explizit integriert, kann aber über Umwege genutzt werden.

6. Agiles Projektmanagement  
Im agilen Projektmanagement verfügt Zoho Projects über ein Kanban Board, ansonsten sind keine Funktionen integriert.

7. Dokumentenmanagement 
Im Dokumentenmanagement ist die Ablage von Dateien und Ordnern möglich. Zoho Projects verfügt über vier Organisationseinheiten und unterscheidet die Uploads zwischen Dokumente, Tabellen und Präsentationen. Der Benutzer kann aber auch eigenständig eine Ordnerstruktur anlegen oder hochladen. Wird ein Dokument bearbeitet ist es möglich auf ältere Versionen zuzugreifen und diese widerherzustellen. Außerdem ist es möglich die Dokumente mit Tags zu versehen und für jedes Dokument einzeln zu entscheiden, welcher Nutzer auf das Dokument zugreifen darf.

8. Technische Voraussetzungen  
Es ist möglich Aufgaben und Projekte von Excel und MS Project zu importieren, auch der Export ist möglich. Es ist möglich Zoho Projects auf den eigenen Servern zu installieren. Der Support steht auf Englisch zur Verfügung, während das Programm selbst auf Deutsch und Englisch genutzt werden kann. Es gibt eine App für Android und eine für iOS.

9. Lizenzmodell 
In der kostenfreien Version ist ein Projekt möglich. Die Express Version ist für 25€ im Monat verfügbar und beinhaltet 20 Projekte, wohingegen die Premium Version für 50€ im Monat 50 Projekte enthält. Eine unbegrenzte Anzahl an Projekten ist ab 80€ pro Monat verfügbar.

Fazit  
Zoho Projects ist ein Tool, das vor allem im Aufgaben- und Dokumentenmanagement überzeugt, aber auch im Bereich Einzelprojektmanagement beinhaltet es die wesentlichen Funktionen. Insgesamt ist Zoho Projects intuitiv zu bedienen und leicht verständlich, die zahlreichen Visualisierungen ermöglichen einen stetigen Überblick und das Kanban Board fördert den Workflow.

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