Projektmanagement

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Die Projektkommunikation der Zukunft

Wie hätten Sie reagiert, hätte man Ihnen vor 15 Jahren gesagt, dass in ein paar Jahren der Großteil aller Menschen ein Smartphone nutzt und mit einer Siri oder Alexa Gespräche führt? Hätten Sie dem zugestimmt, oder wäre es für Sie doch ferne Zukunftsmusik gewesen? Fakt ist, dass sich in den letzten Jahren Kommunikation radikal verändert hat – doch was sind aktuelle Trends, die die Art und Weise, wie wir uns austauschen in Zukunft beeinflussen?

Eine wesentliche Richtung, in die sich Kommunikation bereits entwickelt hat und weiter entwickeln wird, lautet Personalisierung. Dies gilt nicht nur für Ihr privates, sondern auch für Ihr berufliches Umfeld: Videotelefonie, Chats oder soziale Medien wie LinkedIn erlauben eine persönlichere Kommunikation mit Ihren Kunden und Teammitgliedern. Gerade die Chatfunktion in Microsoft Teams bietet Möglichkeiten, im Projektmanagement zielgerichteter und agiler am Projektfortschritt zu arbeiten und bei Bedarf schnell auf Änderungen zu reagieren.

Emojis in der professionellen Kommunikation

Ein Kollege interpretiert eine Aufgabe falsch, eine missverstandene E-Mail zwischen Kunde und Dienstleister führt zu Problemen – immer wieder gibt es in der digitalen Konversation Konfliktsituationen, die gelöst werden müssen. Im Rahmen der Digitalisierung haben Firmen zwar Zugang zu mehr und mehr Hilfsmitteln, wie Microsoft Teams, die die Kommunikation mit Kollegen und Kunden vereinfachen und schneller werden lassen. Dennoch lassen sich Missverständnisse in der Projektkommunikation nicht vermeiden.

Die Lösung dieser Probleme ist nicht „Mehr“ an Kommunikation, sondern eine bessere Verständigung, die sich der Möglichkeiten der digitalen Welt bewusst ist. Häufig kommt es zu Fehlkommunikation, wenn einer Nachricht eine implizite Botschaft beiliegt, diese aber nicht vom Empfänger der Botschaft erkannt wird. Das gilt insbesondere für schriftliche Kommunikationskanäle oder wenn Sie eine Person noch nicht gut kennen – beispielsweise, wenn Sie mit einem neuen Kunden oder Kollegen kommunizieren.

Eine Möglichkeit, das Risiko für Fehlkommunikation zu senken, stellt die Nutzung von Emojis – auch im professionellen Umfeld – dar. Ein Problem der Emoji-freien Verständigung liegt darin, dass das Gegenüber keine Möglichkeit hat, sich an indirekten Faktoren wie Mimik, Gestik und Tonfall zu orientieren. Emojis können helfen, diese nonverbalen Aspekte zu transportieren – sie sind ein wertvolles Instrument, um Emotionen in Ihrer Projektkommunikation zu übermitteln.

Der Negativitätseffekt in der professionellen Kommunikation

Stellen Sie sich vor, betreten Sie einen dunklen Raum – was denken Sie, wird Sie dort erwarten? Ein Goldschatz oder doch eher ein Killer-Clown? Falls Sie die Frage mit „Killer-Clown“ beantwortet haben, zeigt der Negativitäseffekt bei Ihnen Wirkung. Im Rahmen des zweiten Teils unserer Reihe zum Thema „Professionelle Kommunikation im Digitalen Zeitalter“ möchten wir Ihnen diesen Effekt näherbringen und Mittel und Wege aufzeigen, wie Sie diesen bei Ihrer Projektarbeit umgehen und abschwächen können.

Das Menschen durch den Negativitätseffekt geprägt werden, hat Ursachen in der Evolution. Kurz gesagt: Unser Gehirn will uns schützen. Um die Überlebenschancen zu erhöhen, wurden Mechanismen entwickelt, um Gefahren wahrnehmen und darauf reagieren zu können. Für unsere Vorfahren war es wesentlich, sich erinnern zu können, wo Raubtiere lauerten oder welche Früchte giftig waren.

Obwohl wir heute in einer sehr viel sichereren Welt leben, werden auch unsere Erfahrungen und Kommunikation noch immer vom Negativitätseffekt beeinflusst. Auch das Projektmanagement ist keine Ausnahme, gerade hier kommt einer effektiven und effizienten Kommunikation eine wesentliche Rolle für den Projekterfolg zu.

Digitale Empathie in der professionellen Kommunikation

Die Digitalisierung hat viele Veränderungen mit sich gebracht: Wir kommunizieren fast ohne Pause und in hohem Tempo. Gleichzeitig stehen uns mehr und mehr Kommunikationsmittel zur Verfügung – egal ob per Telefon, E-Mail, über Social Media oder Microsoft Teams, sowohl privat als auch im beruflichen Umfeld sind wir beinahe immer und überall erreichbar.

Obwohl Sie Kollegen im Firmenbüro in den USA nun leichter und schneller erreichen können, nimmt auch die Menge an Informationen zu, die Sie erreicht. In der Folge werden Texte schneller geschrieben und gelesen, Inhalte oberflächlicher betrachtet. Da der Kommunikation die Tiefe fehlt, werden trotz der Zunahme an Informationen Missverständnisse in der Kommunikation nicht weniger, sondern mehr.

Die Covid-19-Pandemie hat dieser Entwicklung einen weiteren Schub gegeben. Durch die vermehrte Arbeit im Home Office kam und kommt der digitalen Kommunikation eine noch größere Rolle zu. Aus diesem Grund wird auch die Optimierung des persönlichen Kommunikationsverhaltens im beruflichen Umfeld immer wichtiger und stellt digitale Empathie zunehmend eine unverzichtbare Schlüsselkompetenz dar.

Doch wie beeinflusst die Digitalisierung menschliche Kommunikation? Hier finden Sie die Antwort:

Digitale Kaffeeküche? Warum es wichtig ist, das kollegiale Miteinander auch virtuell aufrecht zu erhalten

parameta-Blogserie: Virtuelles Zusammenarbeiten

In unserer Blogserie „Virtuelles Zusammenarbeiten“ möchten wir die Erkenntnisse und Erfahrungen teilen, die wir in den letzten Wochen in Projekten sammeln konnten, die aufgrund der Corona-Krise von Hause durchgeführt werden mussten. Viele Mitarbeiter arbeiten derzeit ausschließlich im Home Office und Meetings finden nur noch per Microsoft Teams, Zoom oder mit Hilfe anderer Programme virtuell statt.

Unsere beiden letzten Beiträge haben sich aus diesem Grund mit der Frage befasst, mit welchen Tipps und Tricks auch Online-Meetings effizient und effektiv durchgeführt werden können. Hier finden Sie die jeweiligen Beiträge:

Was vielen im Home Office jedoch fehlt, ist die Struktur eines geregelten Arbeitstages im Büro und vor allem der Austausch mit den Kollegen. Die Bedeutung von Abstimmungen zwischendurch, aber auch von privaten Gesprächen darf im Arbeitsalltag nicht unterschätzt werden und hat maßgeblichen Einfluss auf den Projektfortschritt und die Teamstimmung. Wie es gelingen kann, den Teamgedanken trotz remote Arbeit aufrecht zu erhalten, beschreiben wir in diesem Teil unserer Serie.

Moderation ja oder nein? Die unabdingbare Rolle eines Moderators bei Online-Meetings

parameta-Blogserie: Virtuelles Zusammenarbeiten

In unserer Blogserie „Virtuelles Zusammenarbeiten“ möchten wir die Erkenntnisse und Erfahrungen teilen, die wir in den letzten Wochen in Projekten sammeln konnten, die aufgrund der Corona-Krise von zu Hause durchgeführt werden mussten. Mitarbeiter arbeiten derzeit ausschließlich im Home Office und Meetings finden nur noch per Microsoft Teams, Zoom oder mit Hilfe anderer Programme virtuell statt.
Im ersten Teil unserer Serie thematisierten wir deshalb, wie gute Vorbereitung dabei helfen kann, Online-Meetings effizient und effektiv durchzuführen. Unsere Checkliste dazu finden Sie hier:

Im zweiten Teil der Blogserie möchten wir uns nun mit der Bedeutung des Moderators in der virtuellen Arbeitswelt befassen. Denn für eine effiziente und effektive Gestaltung von remote-Meetings mit mehr als 5 Teilnehmern ist die Arbeit eines Moderators unerlässlich, um das Meeting sinnvoll zu strukturieren und konkrete Arbeitsergebnisse zu erzielen.

parameta-Checkliste: Unsere Erfolgsfaktoren für effektive und effiziente Online-Meetings

parameta-Blogserie: Virtuelles Zusammenarbeiten

Die Corona-Krise mit ihren Auswirkungen stellte die Arbeitswelt vor gänzlich neue (digitale) Herausforderungen: Viele Mitarbeiter mussten nun im Home-Office arbeiten, sodass die virtuelle Arbeitswelt die Arbeit im Büro vor Ort ersetzte. Auch für die parameta Projektmanagement GmbH stellte dies eine neuartige Situation dar: Trotz der etablierten Nutzung von MS Teams war es auch für uns eine neue Erfahrung, nun gesamte Projekte remote durchzuführen.

Unsere Erkenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dieser ungewohnten Situation möchten wir nun im Rahmen einer Serie von Blogeinträgen zum Thema „Virtuelles Zusammenarbeiten“ teilen.

Zum Start dieser Reihe wollen wir uns mit einem wesentlichen Bestandteil der virtuellen Arbeitswelt befassen: Online-Meetings. Denn wir haben gesehen, dass neben der adäquaten Gestaltung des digitalen Arbeitsumfelds insbesondere die effiziente und effektive Gestaltung von remote Meetings für viele Teams eine Herausforderung darstellt. Diese Fragestellung kann jedoch mithilfe guter Vorbereitung und einiger Tipps und Tricks schnell gelöst werden. Damit Online-Meetings reibungslos verlaufen, empfehlen wir daher folgende Vorbereitung:

Project Management Office – Vorteile der Lotusblüten-Technik im Projektmanagement Einsatz

In den letzten Jahren haben sich Unternehmen in vielerlei Hinsicht rasant entwickelt. Nicht nur in den Technologie-Bereichen, sondern auch in Gebieten wie Personalentwicklung oder Marketing werden immer neue Anwendungen, die besser, schneller und attraktiver scheinen, eingesetzt. So auch im Projektmanagementbereich. Die zunehmend dynamische Toollandschaft und die Anforderung, sich immer schneller auf neue Situationen einstellen zu müssen, stellt das Projektmanagement vor neue Herausforderungen. Deshalb werden auch hier neue Ideen und Vorgehensweisen immer wichtiger. Die Lotusblüten-Technik kann ein Verfahren sein, um neue Herausforderungen konstruktiv im Team anzugehen, viele Ideen zu sammeln und so auf die stetig wachsenden Anforderungen flexibler reagieren zu können. Die Lotusblüten–Technik, auch MY–Technik genannt, beruht auf einer Methode von Yasuo Matsumura. Ziel ist es, eine zentrale Kernidee / Herausforderung zu beschreiben und dazu in kurzer Zeit möglichst viele Ideen / Vorschläge im Team zu produzieren. Eingesetzt wird ein Kastenfeld von 3×3 Feldern. Die Abbildung zeigt, wie das Lotusblütenprinzip grafisch dargestellt werden…

Prozessdokumentation für Projektmanagement – weg mit dem Gähn-Faktor

Ein gemeinsames Verständnis der Spielregeln im Unternehmen ist wichtig. Internationale Normen wie die ISO 9001 fordern daher auch die geeignete Dokumentation des Managementsystems mit den wesentlichen Prozessen und Verantwortlichkeiten. Das gilt freilich auch für das Projektmanagement-System in der Organisation. Und das ist gut, richtig und wichtig. Denn nur wenn die angestrebte Qualität der Arbeit definiert ist, können die Menschen sich daran orientieren! In den meisten Unternehmen werden die PM-Spielregeln allerdings noch immer in sperrigen Handbüchern verpackt, gern auch mal weit über 100 Seiten schwer… Die Einstiegshürde für den Anwender ist bei diesem Format kaum überwindbar. Eine Dokumentation stiftet dann einen Nutzen für die Organisation, wenn sie von den Mitarbeitern verstanden und akzeptiert wird. Hierfür gilt: Präsentieren Sie Informationen in verdaubaren Portionen und in verständlicher Sprache – und nutzen Sie eine attraktive Plattform, das Auge isst schließlich mit! Meine Empfehlung lautet daher: Stellen Sie den Anwender einer PM-Dokumentation ins Zentrum! Analysieren…

Authentisch währt am längsten

Egal ob der Berater im Projekt, die Kollegin in der eigenen Abteilung oder der Vater eines Klassenkameraden der eigenen Kinder – manchen Menschen nimmt man ihr Verhalten einfach nicht ab, denkt sich, das ist doch ein Schauspieler… Ich bin kein Psychologe, und ich möchte an dieser Stelle auch nur aus meiner eigenen Erfahrung im Projekt- und Beratungskontext schreiben. Wenn ich zu mir selbst denke, da ist jemand nicht authentisch, dann geht das anderen meistens genauso. Und in der Projekt- oder Beratungsrealität heißt das nichts weniger, als dass man die eigenen Potenziale nicht auf die Straße bringen wird. Die Gründe mögen vielfältig sein, warum Menschen im Arbeitskontext versuchen eine Rolle zu spielen. Das Überspielen von Unsicherheiten und persönlich wahrgenommenen Schwächen zählen sicher dazu. Daher möchte ich vor allem jüngeren Kollegen empfehlen von Anfang an einen eigenen Stil zu entwickeln und ganz arg darauf zu achten immer man selbst zu bleiben. Wer…

PMO ist wie beim Fußball (Teil 3)

In den vergangenen Wochen habe ich an dieser Stelle über das Project Management Office (PMO) in seinen zentralen Rollen als Schiedsrichter und Trainer für erfolgreiche Projektarbeit im Unternehmen geschrieben. Im letzten Teil meiner Reihe über PMOs und Fußball erfahren Sie, was die Abteilung für Projektmanagement im Unternehmen mit dem DFB oder der Fifa zu tun hat. Und ich gebe Ihnen ein paar weitere einfache Beispiele der Nutzenargumentation für PMOs mit auf den Weg – damit Sie Ihr PMO zukünftig (noch) besser auf die Erfolgsspur setzen können. Kein Spaß am Spiel ohne gemeinsame Regeln Beim Fußball gehen tagtäglich Millionen Menschen in aller Welt auf den Platz, und für alle gilt: das Spielfeld ist jedes Mal in etwa gleich groß; für den Erfolg braucht es eine starke Mannschaftsleistung; für taktische Fouls im Mittelfeld gibt’s Gelb; grobe Unsportlichkeiten ziehen Rot und eine Sperre nach sich; und wer die meisten Tore schießt gewinnt das…

Und noch eine PMO-Studie…

Eine neue Gartner-Studie beschäftigt sich mit Erfolgsfaktoren und Best Practices von PMOs. Die von Gartner identifizierten Best Practices weisen eine hohe Schnittmenge mit den Ergebnissen unserer kürzlich erschienenen Untersuchung zum Erfolg von Project Management Offices im deutschen Mittelstand auf. Zum kostenlosen Download unserer Studie gelangen Sie hier: parameta Anamnese-Report, Teil 3 Während die Gartner-Autoren allerdings einen per se unterstützenden Charakter von PMOs zugrunde legen, argumentieren wir, dass in einem PMO die Verantwortung für das Projekt- und Portfoliomanagement einer Organisation verankert sein sollte – sozusagen als Fachbereich für das Projekt- und Portfoliomanagement im Unternehmen. In dieser (strategischen) Funktion haben PMOs idealiter weitreichende Verantwortung und Gestaltungsspielräume jenseits der Rolle des Informationsbeschaffers für das Management (die Lesart bei Gartner) oder für operative Projektakteure (die Lesart vieler deutscher Unternehmen, insbesondere im Mittelstand). Hier sind unsere Top-Tipps zur erfolgreichen Einführung und dem Betrieb eines PMO: 1.       Definieren Sie den strategischen Auftrag und die Ziele, an…

Patentrezepte für PMOs gibt es nicht – Download unserer neuen PMO-Studie

Der neue „parameta Anamnese-Report, Teil 3“ ist soeben erschienen. Unsere neueste Studie gibt Antworten auf die Frage, wie PMOs der Gesamtorganisation zu mehr Projekterfolg verhelfen. Wir haben die Daten von 72 deutschen mittelständischen Unternehmen ausgewertet, um herauszufinden, was wirklich wichtig ist für den Erfolg von Project Management Offices. Ein Ergebnis unserer Untersuchung lautet: Je ganzheitlicher, umfassender und selbstverständlicher ein Project Management Office als Dreh- und Angelpunkt für das Projekt- und Portfoliomanagement definiert ist, desto erfolgreicher ist die gesamte Projektarbeit dieses Unternehmens. Um herauszufinden, wo Ihr PMO im Vergleich zu den Benchmark-Ergebnissen unserer Studie steht, gelangen Sie hier zum kostenlosen Download der Studie: parameta Anamnese-Report, Teil 3  

PMO, PGO oder PO – eine Begriffsbestimmung

Zum Auftakt der Serie von Beiträgen über Grundlagen zum Thema PMO möchte ich drei zentrale Struktur-Typen von PMOs vorstellen, die in der Praxis nicht einheitlich benannt werden. Hierdurch kommt es erfahrungsgemäß immer wieder zu Missverständnissen. Oder kennen Sie den Unterschied zwischen einem Project Management Office (PMO), einem Program Office (PGO) und einem Project Office (PO)? Hier ist unser Vorschlag zur Begriffsbestimmung, der sich in den vergangenen Jahren in Wissenschaft und Praxis herauskristallisiert hat – damit Sie sich in Zukunft nicht auf’s Glatteis führen lassen. Project Management Office Unter einem PMO verstehen wir eine Organisationseinheit, in der die Verantwortung für das Projektmanagement einer Organisation verankert ist. Der Organisationsbegriff bezieht sich hierbei häufig auf Bereichs- und Unternehmensebene, kann aber auch einzelne (große) Abteilungen umfassen. Einige Autoren sprechen beim PMO auch von einem Fachbereich für Projektmanagement. Als dauerhaft angelegte Linienfunktion an der Schnittstelle zwischen Projekt- und Stammorganisation nehmen PMOs vielfältige Aufgaben im Spannungsfeld…

Willkommen zum PMO-Blog – und warum Sie hier regelmäßig vorbei schauen sollten…

Das Project Management Office (PMO) ist heute ein wichtiger Baustein für erfolgreiches Projektmanagement in Unternehmen. Aber was steckt eigentlich hinter dieser noch vergleichsweise jungen Organisationseinheit, die in der Unternehmenspraxis ganz unterschiedliche Ausprägungen annimmt? Dieser Blog wird in den kommenden Wochen in einer Serie von Beiträgen Praxiserfahrungen und aktuelle Trends aus der Literatur für Sie vorstellen, um Licht ins Dunkel zu bringen – damit Sie Fragestellungen wie diese rund um PMOs besser einordnen können: Welche Typen von PMOs gibt es eigentlich? Und welche Aufgabenschwerpunkte stecken dahinter? Wie kann die Arbeit im PMO organisiert sein? Wie führt man PMOs erfolgreich im Unternehmen ein? Welche aktuellen Trends lassen sich bei PMOs erkennen? Ich wünsche Ihnen an dieser Stelle Spaß und hoffentlich die ein oder andere Erkenntnis beim Lesen dieses PMO-Blogs. Ihr Axel Nitsche, PMP Berater und Produktverantwortlicher für das Thema PMO bei parameta

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