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Prozessdokumentation für Projektmanagement – weg mit dem Gähn-Faktor

Ein gemeinsames Verständnis der Spielregeln im Unternehmen ist wichtig. Internationale Normen wie die ISO 9001 fordern daher auch die geeignete Dokumentation des Managementsystems mit den wesentlichen Prozessen und Verantwortlichkeiten. Das gilt freilich auch für das Projektmanagement-System in der Organisation. Und das ist gut, richtig und wichtig. Denn nur wenn die angestrebte Qualität der Arbeit definiert ist, können die Menschen sich daran orientieren! In den meisten Unternehmen werden die PM-Spielregeln allerdings noch immer in sperrigen Handbüchern verpackt, gern auch mal weit über 100 Seiten schwer… Die Einstiegshürde für den Anwender ist bei diesem Format kaum überwindbar. Eine Dokumentation stiftet dann einen Nutzen für die Organisation, wenn sie von den Mitarbeitern verstanden und akzeptiert wird. Hierfür gilt: Präsentieren Sie Informationen in verdaubaren Portionen und in verständlicher Sprache – und nutzen Sie eine attraktive Plattform, das Auge isst schließlich mit! Meine Empfehlung lautet daher: Stellen Sie den Anwender einer PM-Dokumentation ins Zentrum! Analysieren…

PPM Tools: „Irgendwann haben wir das Ziel aus den Augen verloren. Da haben wir einfach unsere Anstrengungen verdoppelt!“

Idealerweise fällt die Entscheidung für ein PPM Tool auf Basis dokumentierter und etablierter Prozesse. Das Tool folgt dem Prozess, nicht umgekehrt! Ein klares Zielbild als Erfolgsfaktor Die Realität sieht in den meisten Unternehmen leider anders aus. Ein klares Zielbild fehlt und die Organisation sträubt sich, ein solches zu entwickeln, da der Weg zur Ausarbeitung gemeinsamer Prozesse und Leitlinien meist als zu schmerzhaft empfunden wird. Für organisatorische und prozessuale Lücken in der Projektanbahnung und -abwicklung gibt es häufig nur eine Antwort: „Wir brauchen ein Tool“. Heilsbringer Tool Die Hoffnungen, die mit einem solchen Tool verbunden werden, liegen auf der Hand und sind durchaus verständlich. Gesucht wird nach Sicherheit in der Abwicklung komplexer Vorgänge, nach der gezielten Teilung von Informationen innerhalb der Projekt-Teams und nicht zuletzt nach einer belastbaren Datenbasis, auf der ein sinnvolles Projekt-Controlling durchgeführt werden kann. Soweit so gut. Das Tool als Digitalisierungsmedium von Prozessen Was bedeutet jedoch „Sicherheit in…

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