Umdenken erforderlich: Weg von der „Wir schaffen das schon“ – Mentalität

Projekte sind spannend, aber auch riskant. Damit Projekte nicht Unsummen von Geld verschlingen und unvollendet bleiben, ist ein Risikomanagement hilfreich. Risikomanagement gehört zu den Kernaufgaben im Projekt, sind jedoch manchmal undankbare Aufgaben. Wer sich aber mit Risiken beschäftigt, ist schon einen großen Schritt weiter. Es können unmöglich alle Risiken vollständig ausgeschaltet werden, aber durch gutes Risikomanagement kann ein Scheitern des Projektes verhindert und erfolgreich auf den Weg gebracht werden. Grundsätzlich müssen wir weg von der „Wir schaffen das schon“-Mentalität, bei der die Risiken bzw. Probleme erst beachtet und bearbeitet werden, wenn sie bereits eingetreten sind. Ziel ist es, die Risiken frühzeitig zu erkennen, um somit ein schnelles und optimales Reagieren sicherzustellen. Zu Beginn werden die Risiken identifiziert. Zur übersichtlichen Darstellung lassen sich die Risiken in einer Risikomatrix darstellen. Hierzu werden die Risiken in zwei Faktoren aufgeteilt, die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkung. Nachfolgend werden Gegenmaßnahmen definiert. Maßnahmen sind Praktiken, Prozeduren oder Mechanismen, die das Risiko reduzieren. Der Aufwand der präventiven Maßnahmen darf jedoch die Höhe des möglichen Schadens bei einem Risikoeintritt nicht überschreiten, ansonsten wäre ein bewusstes Eingehen der Risiken aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoller. Da sich Risiken während des Projektverlaufs hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlich und Auswirkung verändern können, muss gewährleistet werden, dass diese kontinuierlich überwacht werden. Ein regelmäßiger Austausch über den Verlauf des Projekts, über auftretende Risiken oder Probleme schweißt das Team zusammen und ermöglicht frühzeitiges und gemeinsames Gegensteuern. Am Projektende sollte das gesamte Projektteam eine Zusammenfassung über alle Risiken und deren Gegenmaßnahmen erstellen. Diese Erkenntnisse (Lessons Learned) sollten dann dokumentiert werden, so dass zukünftige Projekte auf diesen Erfahrungsschatz zurückgreifen können. Das Sammeln dieser Daten stellt zusätzlich eine wichtige Voraussetzung für die Aufwandsschätzung von Maßnahmen dar. Ohne diese Dokumentation wäre ein effizientes Risikomanagement nicht möglich.
Analog der Risiken sollten im Projekt auch mehr auf die Chancen eingegangen werden. Dieses Denken ist zwar noch nicht weit verbreitet, sollte sich jedoch bald ändern. Der Umgang mit Chancen verläuft gleich wie die Bearbeitung von Risiken.

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