Warum Kommunikation bei der Einführung von PPM-Tools das A&O ist

Die erfolgreiche Einführung und Etablierung eines Projekt- und Portfoliomanagment Tools bedarf einer durchdachten Kommunikations- und Schulungsstrategie.

In Softwareeinführungsprojekten wird die Wichtigkeit von intensiver, bedarfsgerechter Kommunikation und Schulung leider häufig unterschätzt oder steht hinter den Aufgaben der technischen Implementierung zurück. Dies ist in der Praxis insbesondere dann zu beobachten, wenn aufgrund technischer oder fachlicher Problemstellungen der anvisierte Go-Live Termin in Gefahr gerät und alle verfügbaren Kräfte innerhalb des Projektes nur noch auf technisch-funktionale Ziele fokussieren.

Grundsätzlich ist die Einführung eines neuen PPM Tools immer auch ein organisatorischer Change und auch als solcher zu behandeln bzw. zu managen. In der Regel löst die neue Software alte, selbst entwickelte und auf die Bedürfnisse der Anwender abgestimmte Office-Lösungen ab, verändert Arbeitsweisen und Prozesse („Da kann Euer Tool nicht?! Das kann ja sogar mein Excel!“). Des Weiteren führt ein solches Vorhaben bei Teilen der zukünftigen Nutzer häufig auch zu Ängsten, in Zukunft nicht mehr leistungsfähig sein zu können („Mit dem neuen System kann ich meine Arbeit nicht mehr erledigen. In den alten Prozessen und Tools kenne ich mich aus, fühle mich zuhause und bin Experte/Expertin.“).

Kommunikation 

Ein gutes Einführungsprojekt zeichnet sich daher dadurch aus, nah am Puls der Organisation zu sein, mit offenen Augen und Ohren Strömungen und Stimmungen innerhalb der Organisation wahrzunehmen und diesen mit geeigneten Maßnahmen zu begegnen, bspw. durch die Sicherstellung eines kontinuierlichen Informationsflusses aus Richtung des Projekts in Richtung der Organisation. Dies kann bspw. durch regelmäßige Besuche von Abteilungsrunden, die Bereitstellung einer Intranet-Seite, Artikel in der Mitarbeiterzeitschrift und regelmäßigen Informationsveranstaltungen für das Management gewährleistet werden. Die Mittel für eine gute und bedarfsgerechte Kommunikation sind vielfältig. Sie warten nur darauf, auch angewendet zu werden!

Schulung

Ein großer Trugschluss hinsichtlich vieler (dünner) Schulungskonzepte liegt darin zu glauben, PPM Tools seien selbst erklärend. Über die Jahre hinweg  sind die Tools immer mächtiger und komplexer geworden. Zugleich sind aber auch die Erwartungen der Organisationen, was in einer solchen Software an Geschäftsprozessen abzubilden ist und was ein solches Tool zu leisten hat, immer weiter gestiegen. Gleichzeitig soll das Tool aber so intuitiv sein, dass eine Halb-Tages-Schulung für Projektmitarbeiter und eine Ein-Tag-Schulung für Projektleiter doch bitteschön auszureichen hat damit das Tool bedient werden kann.

Die Praxis zeigt, dass diese kurzen Schulungsdauern meist nur auf Toolfunktionalitäten fokussieren, Geschäftsprozesse oder gar Regeln eines für die Organisation adäquaten Projektmanagements völlig außen vor lassen. Die Ergebnisse sind Frust bei den Beteiligten, eine schlechte Datenqualität und eine mäßige Akzeptanz der Lösung. Keine Frage, dass Thema Schulung bindet Ressourcen. Dieser Einsatz wird sich jedoch bezahlt machen, wenn man den Mitarbeitern die Gelegenheit gibt, dass von Ihnen Geforderte nicht nur zu kennen, sondern es auch zu können.

Der kritischste Faktor einer jeden Tooleinführung ist die Akzeptanz der Benutzer. Akzeptanz sollte daher nach Sicherstellung der Funktionalität der Fixpunkt des Einführungsprojekts sein.

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